بار اثبات یک مفهوم حقوقی است که استانداردی را توصیف می کند که کسی که سعی در اثبات یک واقعیت دارد باید آن را برآورده کند تا واقعیت به طور قانونی ثابت شود. مفهوم بار اثبات همچنین برای اثبات معاملات تجاری شما اعمال می شود تا آنها را به عنوان هزینه های قابل کسر برای اظهارنامه مالیاتی کسب و کار شما تثبیت کند. این مقاله به بار اثبات نیاز به انواع مختلف سوابق تجاری در صورتی که تجارت شما توسط IRS حسابرسی می شود، می پردازد.

چه چیزی می توانید از مالیات کسب و کار خود کسر کنید؟

شما می توانید اکثر هزینه های تجاری را در اظهارنامه مالیاتی کسب و کار خود کسر کنید، اما شما موظف هستید ثابت کنید که آنها عادی و برای تجارت شما ضروری هستند. یک هزینه معمولی در نوع کسب و کار شما (خرده فروشی، خدمات مالی و غیره) رایج و پذیرفته شده است. یک هزینه ضروری مفید و مناسب است.

بیشتر هزینه‌ها و هزینه‌های عمومی، مانند تبلیغات، هزینه‌های قانونی، آب و برق و هزینه‌های کارکنان، مواردی هستند که در فرم‌های مالیات کسب و کار ذکر شده‌اند. هزینه‌های خرید دارایی‌های بلندمدت، مانند وسایل نقلیه، مبلمان و تجهیزات، قابل کسر هستند، اما با استفاده از فرآیندی به نام استهلاک ، طی چند سال تقسیم می‌شوند.

بار اثبات بسته به نوع هزینه کسب و کار متفاوت است. به طور کلی، این به معنای اسنادی مانند رسید، چک‌های باطل یا صورت‌حساب است.

بار اثبات برای دارایی های تجاری

دارایی‌ها اموالی هستند که مالک آنها هستید و در کسب و کارتان از آن استفاده می‌کنید، مانند وسایل نقلیه، تجهیزات و مبلمان. برای اینکه بتوانید این دارایی ها را در طول عمر مالیاتی آن ها مستهلک کنید، باید سوابقی را برای تعیین پایه (هزینه اولیه) و هزینه بهبود هر دارایی نگه دارید. شما همچنین به این اطلاعات برای دریافت اطلاعات مربوط به سود یا زیان سرمایه هنگام فروش دارایی نیاز خواهید داشت.

علاوه بر قیمت خرید، باید مدرکی مبنی بر هزینه های زیر داشته باشید:

• به دست آوردن دارایی
• ایجاد بهبود
• هر گونه کسر برای استهلاک، از جمله کسورات
• کسورات برای تلفات جانی
• نحوه استفاده از دارایی

برای فروش یک دارایی، باید بتوانید زمان و نحوه واگذاری دارایی، قیمت فروش و هزینه های فروش را ثابت کنید.

اموال فهرست شده: نوع خاصی از دارایی

برخی از انواع اموال تجاری، به نام اموال فهرست شده ، می توانند برای اهداف شخصی نیز استفاده شوند. IRS به درجه بالاتری از اثبات استفاده تجاری نیاز دارد. اموال فهرست شده شامل خودروهای مسافربری با وزن 6000 پوند یا کمتر، سایر اموال مورد استفاده برای حمل و نقل و اموال مورد استفاده برای سرگرمی، تفریح ​​و سرگرمی است.

اگر می خواهید اموال فهرست شده را حذف کنید، باید بیش از 50٪ برای اهداف تجاری استفاده شود. برای اثبات استفاده تجاری، باید سوابق عالی را نگه دارید. بهترین راه برای انجام این کار، نگه داشتن سوابق به موقع است که نشان می دهد چقدر از ملک برای هر هدف استفاده شده است. هنگام گزارش استهلاک و سایر هزینه‌های استفاده از ملک، به این سوابق نیاز خواهید داشت.

اگر ملک را در محل کسب و کار خود (نه دفتر خانه خود) دارید، مانند تجهیزات ضبط دیجیتال، نیازی به ثبت گزارش ندارید. فرض بر این است که تمام استفاده در یک مکان تجاری برای اهداف تجاری است.

استفاده از گزارش های هزینه بار اثبات کسر مالیات مشاغل

اثبات برخی هزینه ها دشوارتر از سایر هزینه ها است. IRS به شواهد اضافی برای هزینه های سفر، سرگرمی، هدایا و خودرو نیاز دارد تا مطمئن شود که آنها فقط برای مقاصد تجاری استفاده می شوند.

برای مثال، IRS برای هزینه‌های رانندگی مدرک «در آن زمان» را ترجیح می‌دهد. یعنی یادداشتی که در فیش هزینه یا رسید یا گزارش مسافت پیموده شده در زمان سفر می گذارید بهتر از فهرستی است که در پایان سال می نویسید.5  نگه داشتن گزارش مسافت پیموده شده به این معنی است که هر بار که سوار ماشین خود می شوید، چه برای رانندگی کاری یا شخصی، باید موارد زیر را ثبت کنید:

• تاریخ
• مسافت پیموده شده
• جایی که رفتی
• هدف (تجاری یا شخصی) تا حد امکان به طور خاص

استفاده از رسیدهای سفر تجاری

برای هزینه های سفر کاری باید رسیدها را پیگیری کنید. بهترین راه برای اثبات هزینه‌های سفر کاری (از جمله هتل‌ها، پروازها، ماشین‌های کرایه‌ای، غذا و سرگرمی) استفاده از برگه کارت اعتباری (البته با استفاده از کارت ویزیت) با یادداشت‌های اضافی در مورد هدف تجاری است. در زمانی که هزینه می کنید یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه‌ریز روز، دفتر قرار ملاقات یا تقویم برای یادداشت رویدادهای سفر کاری استفاده کنید، که سپس می‌توانید آن‌ها را با رسیدهای خود ببندید.

اثبات درآمد کسب و کار

ممکن است لازم باشد درآمد کسب و کار خود را با نشان دادن درآمدهای ناخالص خود از این منابع ثابت کنید:

• نوارهای صندوق پول
• اطلاعات در مورد سپرده های فروش نقدی و اعتباری
• کتاب های رسید
• فاکتورها
• گزارش های مالیاتی سالانه از 1099 فرم (1099-MISC، 1099-MISC، 1099-K، و غیره)

اگر یک تجارت نقدی دارید، بار اثبات شما افزایش می یابد زیرا IRS می خواهد مطمئن شود که درآمد نقدی شما را پنهان نمی کنید. در نظر بگیرید که برخی از سوابق کاغذی یا الکترونیکی مانند دفترچه های رسید و برگه های فروش را در کسب و کار خود بگنجانید. جزئیات مربوط به سپرده های بانکی را درج کنید و از یک سیستم حسابداری آنلاین برای کمک به بار اثبات استفاده کنید.

اسناد الکترونیکی در مقابل کاغذ بار اثبات کسر مالیات مشاغل

IRS می‌تواند اطلاعات الکترونیکی را از برنامه‌های نرم‌افزار حسابداری بپذیرد، و آنها ممکن است درخواست کنند که سوابق الکترونیکی در حسابرسی بررسی شود. یک حسابرس ممکن است از گزارش های استاندارد برای بدست آوردن داده ها و اسناد برای تحقیق استفاده کند، اما ممکن است اسناد کاغذی را نیز درخواست کند.

سوالات متداول بار اثبات کسر مالیات مشاغل

چگونه می توانم کسر مالیات خود را برای یک تجارت کوچک به حداکثر برسانم؟

بهترین راه برای به حداکثر رساندن کسر مالیات خود، نگه داشتن سوابق عالی است تا چیزی را از دست ندهید. به عنوان مثال، برخی از کسب و کارها سوابق خوبی را در مورد مبالغی که به صورت نقدی خرج می کنند، برای هزینه های جزئی مانند پارکینگ، عوارض، و میان وعده برای جلسات کارمندان، نگهداری نمی کنند. ثبت این هزینه‌های نقدی خرد می‌تواند باعث حذف اضافی در زمان مالیات شود.

هنگام خرید دارایی‌های تجاری، مانند تجهیزات یا سیستم‌های رایانه‌ای، می‌توانید کسر استهلاک خود را با گنجاندن تمام هزینه‌های آن کالا در مبنای هزینه آن به حداکثر برسانید. این شامل هزینه های تحویل، مالیات فروش، هزینه های راه اندازی و آموزش برای کارمندان می شود.

اگر شما یا کارمندانتان برای کسب و کار رانندگی می‌کنید، استفاده از یک برنامه ردیاب مسافت پیموده شده می‌تواند به شما نشان دهد که مایل‌های رانندگی شما در طول سال چگونه جمع می‌شود و کسر دیگری به لیست شما اضافه می‌کند. به دنبال برنامه ای باشید که به شما امکان می دهد رانندگی شخصی و تجاری را از هم جدا کنید.

بهترین کسر مالیات برای صاحبان مشاغل خوداشتغال چیست؟

به طور کلی، بهترین کسر مالیات آنهایی هستند که با کمترین هزینه، بیشترین سود را برای شما به ارمغان می آورند.

یکی از کسر مالیاتی که معمولاً نادیده گرفته می شود، استهلاک است، کسر برای خرید اقلام “بلیت بزرگ” مانند رایانه، مبلمان، وسایل نقلیه یا تجهیزات. این کسورات هزینه دارایی را در طول چندین سال تقسیم می کند و در این مدت یک رد “غیر نقدی” به شما می دهد. حتی می‌توانید کسر استهلاک را تسریع کنید، و بیشتر آن‌ها را در اولین سالی که مالکیت و استفاده از دارایی را دارید، بگیرید.

یکی دیگر از کسرهای مالیاتی عالی برای مشاغل خوداشتغالی، کسر درآمد کسب و کار واجد شرایط است که به شما امکان می دهد علاوه بر کسرهای مجاز معمول، از درآمد خالص کسب و کار خود 20 درصد کسر کنید. این کسر تا سال 2025 اعمال می شود.