بودجه بندی مذاکره چیست؟
بودجه بندی مذاکره Negotiated Budgeting
بودجه بندی مذاکره یک فرآیند بودجه ریزی است که بودجه ریزی از بالا به پایین و بودجه ریزی از پایین به بالا را ترکیب می کند. فرآیند بودجه ریزی با مذاکره، فرآیند تهیه بودجه را در یک سطح تحمیل نمی کند، بلکه مسئولیت مشترک بین مافوق و زیردستان را امکان پذیر می کند.
بر خلاف بودجه بندی از بالا به پایین ، بودجه بندی مذاکره، مشارکت مدیران سطح پایین را افزایش می دهد، که تعیین اهداف واقعی را آسان تر می کند. کارکنان همچنین علاقه شخصی بیشتری به تهیه بودجه نشان می دهند، زیرا احساس می کنند که سهم آنها توسط مدیریت به رسمیت شناخته می شود. مدیران ارشد با درخواست پیشنهادات از زیردستان که مسئول اجرای بودجه هستند موافقت می کنند.
بودجه بندی مذاکره شده چگونه کار می کند؟
شرکت ها هنگام تهیه بودجه های مورد مذاکره از روند زیر پیروی می کنند:
1- مافوق اهداف را تعیین می کنند
این فرآیند با آماده سازی اهداف برای دوره مالی بعدی توسط مدیریت شروع می شود. معمولاً مدیریت ارشد از داده های عملکرد تاریخی به عنوان معیاری برای تعیین اهداف مورد نظر استفاده می کند.
گاهی اوقات، مدیران سطح بالا ممکن است به دنبال پیشنهادهایی از مدیران سطح پایین در مورد اهداف دوره مالی بعدی باشند. سپس اهداف آماده شده برای بررسی به مدیران سطح پایین منتقل می شود.
2- اهداف ارسال شده به زیردستان
مدیران در سطح بخش، اهداف را از مدیران سطح بالا دریافت می کنند و ملزم به تهیه برنامه های عملیاتی بر اساس اهداف داده شده هستند. بر خلاف بودجه بندی از بالا به پایین که برنامه های عملیاتی زیردستان را به تخصیص بودجه محدود می کند، بودجه بندی مذاکره به کارکنان انعطاف پذیری برای مذاکره در مورد درآمد و هزینه های پیش بینی شده را می دهد.
پیش بینی های دپارتمان می تواند بالاتر یا پایین تر از اهداف مدیریتی باشد. چنین انعطاف پذیری انگیزه ای را برای کارمندان ایجاد می کند تا پیشنهادات خود را ارائه دهند.
3- احزاب برای بحث در مورد برنامه عمل زیردستان ملاقات می کنند
پس از ایجاد برنامه های عملیاتی، هر دو مافوق و زیردستان برای بحث در مورد بودجه گرد هم می آیند. این جلسه به عنوان یک انجمن باز عمل می کند که در آن زیردستان می توانند به مافوق خود در مورد واقعیت های بودجه آموزش دهند، زیرا آنها افرادی هستند که وظیفه اجرای آن را دارند.
این انجمن به هر یک از طرفین اجازه می دهد تا نظرات خود را ارائه دهند و در مورد نقاط مختلف مذاکره کنند تا زمانی که به اجماع برسند. هدف کاهش تفاوت در برآورد هزینه ارائه شده توسط هر یک از طرفین است تا زمانی که آنها بر سر بودجه ای که برای هر دو طرف قابل قبول است به توافق برسند.
زیردستان اغلب با پاسخ مثبت مافوق در پیشنهادات خود تشویق می شوند و ممکن است برخی از خواسته های خود را به نفع مافوق تسلیم کنند. با این حال، مدیریت دست بالا را در مذاکرات حفظ می کند و آنها می توانند ارقامی را که از طریق فرآیند بودجه ریزی از پایین به بالا به دست می آورند، تنظیم کنند.
4- تصویب بودجه
هنگامی که هر دو طرف در مورد بودجه بحث و پیشنهاد کردند، تغییرات باید در بودجه گنجانده شود. معمولاً از مدیران بخشها خواسته میشود که بودجه و پیشبینیهای خود را برای انعکاس آنچه بر سر توافق شده است، بازبینی کنند.
پس از نهایی شدن بودجه، برای تصویب به مدیریت ارائه می شود. سپس بر اساس پیش بینی های مورد توافق مدیریت و زیردستان، بودجه برای تأمین مالی به بخش مالی ارسال می شود.
مولفه بالا به پایین در بودجه بندی مذاکره
نقش مدیریت در فرآیند بودجه ریزی توافقی، ارائه جهت برای شرکت است. مدیران ارشد نسبت به زیردستان در برنامه ریزی باتجربه ترند و بنابراین برای تعیین اهداف شرکت مناسب ترند. از آنجایی که نیازی به مشارکت چند سطحی ندارد، زمان کمتری می برد. اگر از کارمندان خواسته شود که اهدافی را برای شرکت آماده کنند، با ارائه پیشنهادات خود توسط کارکنان، تهیه بودجه بیشتر طول می کشد.
مزیت دیگر مولفه از بالا به پایین این است که زیردستان بهتر درک خواهند کرد که مافوق در سال مالی آینده چه انتظاراتی دارند. از جنبه منفی، مدیران ارشد دارای دانش محدودی از فعالیتهای بخش خاص هستند و ممکن است تمایل به دست کم گرفتن نیازهای هزینه داشته باشند.
مولفه پایین به بالا در بودجه بندی مذاکره
عنصر پایین به بالا یک بودجه مورد مذاکره با مشارکت دادن افرادی که مسئول اجرای بودجه هستند، تعهد به برنامه را تشویق می کند. یک بودجه توافقی امکان مسئولیت مشترک بین مدیریت و زیردستان را فراهم می کند. در مقایسه با بودجه تحمیلی که در آن کارکنان توسط اهداف مدیریت محدود می شوند، انگیزه کارکنان را افزایش می دهد.
هنگامی که به کارمندان اجازه داده می شود برنامه های عملیاتی را در مورد پیش بینی درآمد و هزینه برای دوره مالی بعدی آماده کنند، آنها با هم کار خواهند کرد تا برنامه های خود را تا زمانی که برای تصویب به بالاترین سطح برسند، به سطح بعدی برسانند. کارمندان به این طرح علاقه شخصی خواهند داشت. این به تقویت روحیه آنها در محل کار کمک می کند و به آنها انگیزه می دهد تا برای دستیابی به اهدافی که به آنها کمک کرده اند سخت تلاش کنند.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.