یک دفتر کل، در عین حال، از نزدیک و شخصی است. هدف آن ردیابی هزینه های شما در صورت وقوع است. این یک آیتم (چه فیزیکی یا دیجیتال) است که به شما امکان می دهد هزینه های خود را مستند کنید. این ابزار جمع آوری داده ها نیز باید در ایجاد بودجه مفید باشد.

بودجه و دفتر کل (لجرز) می توانند با هم کار کنند تا به شما کمک کنند تا در مورد مخارج خود بینش پیدا کنید، اهداف مالی را تنظیم و تنظیم کنید و برای آینده برنامه ریزی کنید.

لجرز گذشته و حال

از لحاظ تاریخی، دفترچه دفترچه ای بود که مردم در کیف یا جیب خود حمل می کردند و در آن به صورت دستی هزینه های خود را در محل فروش یادداشت می کردند. اخیراً، مردم رسیدها را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به صورت دفتری در رایانه خود در خانه تایپ کردند. برخی دیگر از صورت حساب کارت اعتباری خود به عنوان یک دفتر کل خودکار و خشن استفاده کردند.

امروزه بسیاری از مردم از برنامه‌های نرم‌افزاری و وب‌سایت‌هایی استفاده می‌کنند که حساب‌های آنها را می‌خوانند، داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و به عنوان دفتر کل دیجیتال خودکار عمل می‌کنند. این برنامه ها اغلب به عنوان یک دفتر کل و بودجه ترکیبی عمل می کنند و داده ها را جمع آوری می کنند و سپس آن ها را برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری ترکیب می کنند.

بودجه ها آینده را هدایت می کنند

با مطالعه الگوهای مخارج شخصی موجود خود ، می توانید مناطقی را در بودجه خود مشخص کنید که می خواهید در آن تغییرات ایجاد کنید.

به عنوان مثال، ممکن است هزینه های خود را مطالعه کنید و متوجه شوید که می خواهید 5٪ از یک دسته هزینه، مانند لباس، را به دسته دیگری مانند بازنشستگی هدایت کنید. در ماه بعد، می توانید دفتر کل خود را مطالعه کنید تا ببینید چقدر به طور موثر آن هدف را در مقابل بودجه خود اجرا کرده اید.

بودجه ابزاری منعطف است که به شما امکان می‌دهد تا در صورت نیاز برای تطبیق با اهداف جدید یا شرایط اضطراری مالی خود را تنظیم کنید.

دفتر کل در مقابل بودجه

دفتر کل داده های مالی را ارائه می دهد که پایه و اساس یک بودجه موفق را تشکیل می دهد. درک تمایز بین این دو ابزار می تواند به شما کمک کند از آنها به طور مؤثرتری با هم استفاده کنید.

نمونه ای از بودجه و دفتر کل که با هم کار می کنند

فرض کنید سالی بیشتر خریدهای خود را با جمع آوری رسید ثبت می کند. او مبلغی را که خرج می کند در پایان هر روز در یک صفحه گسترده وارد می کند. از آنجایی که او این کار را روزانه انجام می دهد، تنها حدود پنج دقیقه در روز کاری (کمتر از نیم ساعت در هفته) را صرف این کار می کند.

در پایان ماه، سالی هزینه‌های خود را بررسی می‌کند و می‌بیند که برای غذا خوردن در رستوران‌ها بسیار بیشتر از چیزی که تصور می‌کرد پول خرج می‌کند. او همچنین می خواهد به ایتالیا سفر کند. او با استفاده از داده‌های دفتر کل خود ( صفحه‌گسترده )، بودجه‌ای ایجاد می‌کند (هدف تصویری بزرگ) که به او کمک می‌کند تا کمتر برای وعده‌های غذایی رستوران به نفع ساختن یک صندوق تعطیلات هزینه کند.

وب سایت های خودکار

وب سایت های بودجه بندی مانند Mint.com به عنوان دفتر کل خودکار عمل می کنند. آنها هزینه های شما را ردیابی و دسته بندی می کنند و هزینه های شخصی شما را در قالب نمودارها، نمودارها و سایر تصاویر مفید نشان می دهند. جنبه جمع آوری داده این وب سایت ها به جای کیفیت بودجه، کیفیت دفتر کل را منعکس می کند.

این وب سایت ها همچنین به شما این امکان را می دهند که اهداف خود را برای هزینه های آینده وارد کنید. برای مثال، در Mint.com، می‌توانید وارد کنید که می‌خواهید 40000 دلار برای پیش‌پرداخت خانه پس‌انداز کنید . حتی ابزاری وجود دارد که به شما کمک می‌کند بر اساس درآمدتان محاسبه کنید که چقدر پول می‌توانید به طور منطقی برای یک خانه خرج کنید.

سپس می‌توانید حساب‌ها یا دسته‌هایی را که می‌خواهید پس‌اندازهای پیش‌پرداخت خود را از آن‌ها دریافت کنید، انتخاب کنید. و پیشرفتی که به سمت هدف خود می کنید را زیر نظر بگیرید. جنبه ردیابی پیشرفت منعکس کننده بودجه بندی واقعی است، که ممکن است هرگز به طور کامل خودکار نباشد، زیرا به عناصر انسانی قضاوت، ارزیابی و تفکر انتقادی نیاز دارد.