بودجه عملیاتی چیست؟ فرآیند تدوین Operating Budget
بودجه عملیاتی Operating Budget
بودجه عملیاتی (Operating Budget) یکی از مهم‌ترین ابزارهای برنامه‌ریزی مالی برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و نهادهای مختلف است. این بودجه، نقشه‌ای مالی است که هزینه‌ها و درآمدهای مورد انتظار یک کسب‌وکار را برای یک دوره زمانی معین، معمولاً یک سال مالی، پوشش می‌دهد.
هدف از بودجه عملیاتی پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای همه درآمدها و هزینه‌های مرتبط با عملیات روزانه یک سازمان است، که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا منابع خود را به طور بهینه تخصیص داده و از بروز کمبود مالی یا صرف هزینه‌های بیش از حد جلوگیری کنند
هدف و اهمیت بودجه عملیاتی
بودجه عملیاتی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا درآمدها و هزینه‌های پیش‌بینی شده خود را مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که از منابع مالی خود به درستی استفاده می‌کنند. اهمیت این نوع بودجه‌ریزی را می‌توان در چندین جنبه کلیدی بررسی کرد:
- برنامه‌ریزی مالی: بودجه عملیاتی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که برنامه‌ریزی دقیقی برای منابع مالی خود داشته باشند. با داشتن یک تصویر واضح از میزان درآمد و هزینه‌های آینده، سازمان می‌تواند تصمیم‌گیری‌های بهتری درباره نحوه تخصیص منابع و اولویت‌بندی هزینه‌ها اتخاذ کند.
- کنترل هزینه‌ها: بودجه عملیاتی به عنوان یک ابزار کنترلی عمل می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا هزینه‌های واقعی خود را با بودجه پیش‌بینی شده مقایسه کرده و انحرافات را شناسایی کنند. این فرآیند می‌تواند به شناسایی بخش‌هایی از سازمان که نیاز به بهبود کارایی دارند کمک کند.
- تصمیم‌گیری مدیریت: مدیران ارشد سازمان‌ها از بودجه عملیاتی به عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند. با داشتن اطلاعات دقیق درباره پیش‌بینی درآمدها و هزینه‌ها، آنها می‌توانند تصمیمات استراتژیک بهتری درباره مسائل مختلفی مانند توسعه کسب‌وکار، افزایش یا کاهش هزینه‌ها، یا انجام پروژه‌های جدید اتخاذ کنند.
- پیش‌بینی نقدینگی: یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت مالی، اطمینان از وجود نقدینگی کافی برای پرداخت هزینه‌های جاری است. بودجه عملیاتی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جریان نقدی خود را پیش‌بینی کرده و از کمبود نقدینگی جلوگیری کنند.
اجزای یک بودجه عملیاتی
بودجه عملیاتی شامل دو جزء اصلی است: درآمدها و هزینه‌ها.
- درآمدها:
- درآمدهایی که شرکت از فعالیت‌های اصلی خود کسب می‌کند، معمولاً شامل فروش کالا یا خدمات است. در این بخش، سازمان باید پیش‌بینی کند که در طول دوره بودجه چقدر درآمد خواهد داشت. این پیش‌بینی می‌تواند بر اساس داده‌های تاریخی، روندهای بازار، یا شرایط اقتصادی فعلی باشد.
- هزینه‌ها:
- هزینه‌های عملیاتی شرکت، که شامل هزینه‌های تولید کالا یا خدمات، حقوق و دستمزد کارکنان، اجاره، هزینه‌های اداری، هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی، و هزینه‌های تعمیر و نگهداری است. هزینه‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- هزینه‌های ثابت: هزینه‌هایی که مستقل از سطح تولید یا فروش هستند و به صورت ثابت در طول زمان پرداخت می‌شوند، مانند اجاره، حقوق ثابت کارمندان، یا بیمه.
- هزینه‌های متغیر: هزینه‌هایی که با تغییر در حجم تولید یا فروش تغییر می‌کنند، مانند هزینه‌های مواد اولیه یا حمل و نقل.
- هزینه‌های عملیاتی شرکت، که شامل هزینه‌های تولید کالا یا خدمات، حقوق و دستمزد کارکنان، اجاره، هزینه‌های اداری، هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی، و هزینه‌های تعمیر و نگهداری است. هزینه‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
نمونه
فرض کنید شرکت ABC Inc. قصد دارد بودجه عملیاتی خود را بر اساس داده‌های واقعی کسب‌وکار در دو سال گذشته تهیه کند. در زیر اطلاعات مربوط به این دو سال ارائه شده است:
حال با توجه به این داده‌ها، بودجه سال 2020 به شکل زیر تعیین می‌شود:
فرآیند تدوین بودجه عملیاتی
تدوین یک بودجه عملیاتی معمولاً یک فرآیند چند مرحله‌ای است که نیازمند مشارکت بخش‌های مختلف سازمان است. این مراحل شامل موارد زیر می‌شوند:
- جمع‌آوری داده‌ها: در ابتدا، سازمان باید داده‌های مربوط به عملکرد گذشته را جمع‌آوری کند. این داده‌ها شامل درآمدهای فروش، هزینه‌های تولید، هزینه‌های عملیاتی و سایر عوامل مرتبط است.
- تحلیل داده‌ها و پیش‌بینی: پس از جمع‌آوری داده‌ها، سازمان باید این اطلاعات را تحلیل کرده و بر اساس آنها پیش‌بینی‌های خود را درباره درآمدها و هزینه‌های آینده انجام دهد. این پیش‌بینی‌ها می‌توانند بر اساس روندهای تاریخی، شرایط بازار، تغییرات در اقتصاد یا استراتژی‌های آینده شرکت باشند.
- مذاکره و هماهنگی: پس از تهیه پیش‌نویس اولیه بودجه، معمولاً بخش‌های مختلف سازمان در جلسات مذاکره شرکت می‌کنند تا بودجه نهایی تصویب شود. این فرآیند ممکن است شامل تعدیل‌های مختلفی باشد تا نیازهای همه بخش‌ها به‌طور منصفانه در نظر گرفته شود.
- تصویب نهایی: بودجه عملیاتی نهایی باید توسط مدیران ارشد یا هیئت مدیره سازمان تصویب شود. این مرحله معمولاً پس از بررسی‌های دقیق و اطمینان از تطابق بودجه با اهداف استراتژیک سازمان صورت می‌گیرد.
فواید بودجه عملیاتی
- صاحب کسب و کار یا تحلیلگر نیازی به عمق دادن ندارد زیرا می تواند موقعیت کسب و کار را با مقایسه بودجه های واقعی برای به دست آوردن نتایج مشاهده کند.
- ردیابی و نظارت بر هزینه های انجام شده به جلوگیری از هدر رفتن بی مورد منابع و بودجه کمک می کند.
- کارایی تیم را با دادن مهلتی برای هزینه ها و درآمدها و همچنین بودجه های ثابت به آنها افزایش می دهد یا بهبود می بخشد.
اشکالات بودجه عملیاتی
- این بر اساس پیش‌بینی‌ها و انتظاراتی است که می‌توان با دقت قضاوت کرد، زیرا هزاران عامل دیگر در محیطی که یک واحد تجاری در آن فعالیت می‌کند، مانند سیاست‌های نظارتی و غیره وجود دارد. کیسه ها و دولت با ابلاغیه خود استفاده از کیسه های پلاستیکی را ممنوع کرد. آن وقت در این صورت تمام تمهیدات و سرمایه های ما هدر می رود.
- این نیاز به زمان دارد زیرا به پیگیری و بهبود مستمر نیاز است.
چالش‌های بودجه‌ریزی عملیاتی
اگرچه بودجه عملیاتی ابزاری حیاتی برای مدیریت مالی است، اما برخی چالش‌ها نیز وجود دارند که سازمان‌ها ممکن است با آنها روبرو شوند:
- پیش‌بینی نادرست: اگر پیش‌بینی‌های مربوط به درآمد یا هزینه‌ها به درستی انجام نشود، بودجه عملیاتی ممکن است نادرست باشد و سازمان را به سمت مشکلات مالی سوق دهد.
- تغییرات ناگهانی در بازار: تغییرات غیرمنتظره در بازار، مانند رکود اقتصادی یا تغییرات در قوانین مالیاتی، می‌تواند تأثیر زیادی بر عملکرد مالی سازمان داشته باشد و بودجه عملیاتی را تحت تأثیر قرار دهد.
- عدم هماهنگی بخش‌ها: اگر بخش‌های مختلف سازمان در فرآیند تدوین بودجه همکاری نکنند یا نیازهای آنها به درستی در بودجه لحاظ نشود، ممکن است بودجه عملیاتی کارایی لازم را نداشته باشد.
بودجه عملیاتی در مقابل بودجه سرمایه‌ای
در حالی که بودجه عملیاتی بر روی هزینه‌ها و درآمدهای روزمره تمرکز دارد، بودجه سرمایه‌ای (Capital Budget) برای مدیریت هزینه‌های بلندمدت و سرمایه‌گذاری‌های بزرگ‌تر مانند خرید تجهیزات جدید، ساخت ساختمان یا سرمایه‌گذاری در پروژه‌های جدید استفاده می‌شود. این دو نوع بودجه با هم مکمل یکدیگر هستند و در کنار هم به مدیریت مالی جامع سازمان کمک می‌کنند.
نتیجه گیری
بودجه عملیاتی، یکی از اساسی‌ترین ابزارهای مدیریت مالی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های روزمره خود را با دقت بیشتری برنامه‌ریزی و کنترل کنند. این بودجه با تمرکز بر درآمدها و هزینه‌های عملیاتی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مورد مدیریت منابع خود اتخاذ کنند و از بروز مشکلات مالی جلوگیری کنند.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.