کتابچه راهنمای بودجه مجموعه ای از قوانین و دستورالعمل ها است که توسط سازمان های بزرگ برای تهیه بودجه و گزارش های مربوطه استفاده می شود. با بزرگ‌تر شدن و پیچیده‌تر شدن سازمان‌ها، دیگر امکان تهیه بودجه برای یک نفر وجود ندارد.

در عوض، بودجه بندی در سرتاسر شرکت باید به دقت بین بازیگران مختلف هماهنگ شود. تحلیلگران مالی با هر گروه همکاری نزدیکی دارند تا اطلاعات بودجه را بر اساس یک برنامه از پیش تعیین شده جمع‌آوری کنند و سپس داده‌ها را از طریق حلقه‌های بالاتر کنترل‌کننده‌های مالی ارسال کنند تا زمانی که بتوانند توسط دفتر مدیر ارشد مالی (CFO) جمع‌آوری شوند.

مبانی کتابچه راهنمای بودجه

بودجه بندی در سازمان های بزرگ یک کار بسیار پیچیده است. تحلیلگران مالی باید بر اساس داده های گذشته فرضیاتی در مورد آینده داشته باشند. این بدان معنی است که حتی بهترین فرآیند بودجه بندی نیز در معرض عدم دقت قابل توجهی است. سپس، با پیشرفت سال، هر گروه به یک بودجه از پیش تعریف شده نگاه می‌دارد که ممکن است به دلیل تغییر شرایط نامناسب شود.

از سوی دیگر، برخی گروه‌ها متوجه می‌شوند که پول بیشتری نسبت به نیاز خود دارند و ممکن است برای جلوگیری از کاهش بودجه، مخفیانه بودجه «اضافی» را با هزینه‌های غیرضروری مصرف کنند.

کتابچه راهنمای بودجه معمولاً توسط کمیته بودجه تدوین و بازنگری می شود . کمیته بودجه گروهی است که استانداردها، شیوه های اجرا و حفظ مسئولیت مالی یک سازمان را ایجاد و نظارت می کند.

کمیته های بودجه نقش کلیدی در موفقیت یا نابودی یک شرکت یا سایر نهادهای شرکتی دارند. کمیته بودجه چشم‌انداز منحصر به فردی دارد، زیرا از تمام آمد و شدهای مالی یک سازمان آگاه است. آنها کل تصویر را می بینند، در حالی که افراد در بخش های جداگانه فقط بخش خود را از شرکت می بینند.

کمیته ها سعی می کنند بودجه های سازمانی خود را در مسیر درست نگه دارند، که پس از آن عملکرد روان و پرداخت بدهی مالی را تضمین می کند. سازمان هایی که نمی توانند به زودی با مشکلات مالی مواجه شوند. مشکلات مالی اغلب بر ارزش گذاری یک شرکت تأثیر منفی می گذارد.

مثال

به عنوان مثال، بخش تضمین کیفیت شرکت فرضی XYZ اجازه بودجه 500000 دلار در سال را دارد. این پول را می توان برای حقوق، آموزش اضافی، تجهیزات و سایر مواردی که بخش تضمین کیفیت به آن نیاز دارد، خرج کرد. سیندی، کهنه کار قدیمی بخش تضمین کیفیت، شرکت را ترک کرده است.

بخش تضمین کیفیت می تواند حجم کار را پوشش دهد و بدون او به خوبی به کار خود ادامه دهد، اما برای اطمینان از اینکه بخشی از بودجه خود را برای حفظ تعداد کار خود از دست نمی دهند، باید فرد دیگری را استخدام کنند و باقی مانده پول را که به حقوق سیندی می رسد خرج کنند.

زمان استفاده از کتابچه راهنمای بودجه

دستورالعمل‌های بودجه معمولاً در سازمان‌های بزرگ‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرند که در آن پیچیدگی بالایی وجود دارد و نیاز به هماهنگی بیشتر در تهیه مدل بودجه دارد. در یک سازمان کوچکتر، جایی که عملیات آنقدر ساده است که نیازی به هماهنگی بودجه بندی بالایی ندارد، نیاز کمتری به آن وجود دارد.