از آنجایی که هیچ داده مالی قبلی برای ادامه ندارید، باید بودجه را با استفاده از بهترین حدس خود در مورد درآمد و هزینه (که در غیر این صورت به عنوان صورت سود و زیان شناخته می شود) ایجاد کنید. قبل از شروع، در نظر بگیرید که چرا باید برای ایجاد بودجه وقت بگذارید. حتی اگر نیازی به تامین مالی بانکی ندارید، ایجاد بودجه همچنان یک تمرین ارزشمند برای هر کسب و کار جدید و مستمری است.

سوالاتی که باید قبل از شروع بودجه بپرسید

برخی از سوالاتی که باید قبل از شروع ایجاد بودجه کسب و کار نوپا از خود بپرسید:

• برای باز کردن درهای کسب و کارتان در روز اول به چه چیزهایی نیاز دارید؟
• هزینه های ثابت و متغیر شما به صورت مستمر چقدر خواهد بود؟
• برای پایین نگه داشتن هزینه ها چه کمکی می توانید داشته باشید؟
• چه چیزی می توانید به عنوان کمک مالی از دوستان و اقوام دریافت کنید؟
• بدون چه کاری می توانید انجام دهید؟

مرحله 1: برای “روز اول” راه اندازی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید

با تعیین آنچه در “روز اول” کسب و کار خود نیاز دارید شروع کنید – هزینه های لازم برای باز کردن درها (یا راه اندازی وب سایت خود) و شروع به پذیرش مشتریان.

بودجه راه اندازی “روز اول” را می توان به چهار دسته تقسیم کرد (بسته به موقعیت شما، ممکن است برخی از دسته ها برای کسب و کار شما اعمال نشوند.) دسته بندی ها عبارتند از:

هزینه های تسهیلات

هزینه‌های تسهیلات شامل تمام هزینه‌های راه‌اندازی مکان اجاره‌ای یا خریداری‌شده برای فروشگاه، دفتر، انبار یا سایر ساختمان‌های شما می‌شود. این هزینه ها را می توان بهبود اجاره یا بهبود مستاجر نامید . برای مثال، ممکن است به دیوارها یا حمام یا یک منطقه امن خاص در دفتر یا ساختمان خود نیاز داشته باشید.

اگر از خانه کار می کنید، احتمالاً هزینه های مکان یابی نخواهید داشت، اما ممکن است هزینه هایی برای تعمیر اتاقی در خانه خود برای یک دفتر کار یا یک منطقه کوچک تولیدی در گاراژ خود داشته باشید.

هزینه های تسهیلات نیز شامل وثیقه اجاره و علائم است.

دارایی های ثابت

دارایی های ثابت (که گاهی اوقات مخارج سرمایه نامیده می شود ) مانند مبلمان، تجهیزات و وسایل نقلیه مورد نیاز برای راه اندازی مکان و شروع کسب و کار شما چیست؟ دارایی های ثابت همچنین شامل رایانه و ماشین آلات، مبلمان و هر چیزی که برای اداره، فروشگاه یا انبار شما برای راه اندازی کسب و کار شما نیاز است، می شود.

مواد و لوازم

متفاوت از دارایی ها، مواد و لوازم شامل لوازم اداری و هر گونه مواد تبلیغاتی و تبلیغاتی است. برای شروع به یک منبع اولیه از اینها نیاز دارید.

سایر هزینه های متفرقه بودجه 

هزینه های متفرقه شامل هزینه های اولیه به حسابدار برای کمک به شما در راه اندازی سیستم حسابداری، مجوزها و مجوزهای محلی ، سپرده های بیمه، و هزینه های قانونی برای ثبت کسب و کار خود در نهادهای دولتی (مانند ایالت شما) و تهیه اسناد عملیاتی می باشد.

در فهرست خود از این هزینه‌های راه‌اندازی، مواردی را که در کسب‌وکار مشارکت می‌کنید، مانند رایانه و مبلمان اداری بگنجانید. به هزینه این اقلام در لیست خود توجه کنید تا بتوانید اعتبار آنها را به عنوان وثیقه برای وام تجاری دریافت کنید.

مرحله 2: برآورد هزینه های ثابت و متغیر ماهانه

هزینه های ثابت

هزینه های ثابت هزینه هایی هستند که تغییر نمی کنند و به تعداد مشتریان شما وابسته نیستند. هر ماه اطلاعات مربوط به هزینه های ثابت  خود را جمع آوری کنید . برخی از رایج ترین هزینه های ثابت ماهانه عبارتند از:

• اجاره
• خدمات رفاهی
• تلفن (تلفن های تجاری و تلفن های همراه)
• پردازش کارت اعتباری – کارمزد ماهانه (کارمزد تراکنش متغیر است)
• هزینه خدمات وب سایت
• پرداخت اجاره تجهیزات
• لوازم اداری
• حقوق و اشتراک نشریات حرفه ای
• تعهدات تبلیغاتی، تبلیغاتی و تبلیغاتی، مانند رسانه های اجتماعی یا ادامه تبلیغات آنلاین
• بیمه تجارت
• هزینه های حرفه ای (حقوقی و حسابداری)
• حقوق/مزایای کارمندان. (این دسته نیمه ثابت است، زیرا ممکن است گاهی اوقات بتوانید هزینه های کارکنان خود را کاهش دهید.)
• هزینه های متفرقه
• پرداخت وام تجاری

هزینه های متغیر

هزینه های متغیر هزینه هایی هستند که با تعداد مشتریانی که هر ماه با آنها کار می کنید تغییر می کند. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• هزینه های پست، پست، بسته بندی و حمل و نقل
• کمیسیون های فروش
• هزینه های تولید
• مواد خام
• قیمت عمده فروشی مجدد کالا

اگر یک کسب و کار خدماتی دارید، ممکن است به هزینه های متغیر زیادی نیاز نداشته باشید.

مرحله 3: برآورد فروش ماهانه

تخمین سود و فروش شما احتمالاً سخت ترین بخش بودجه است، زیرا برای یک شرکت جدید، شما سابقه ای ندارید که بر اساس آن تخمین بزنید. ممکن است بخواهید سه پیش بینی فروش مختلف را انجام دهید:

• بهترین سناریو، که در آن خوشبینانه ترین تخمین خود را برای فروش سال اول نشان می دهید.
• بدترین سناریو، که در آن شما کمترین سناریوی خوشبینانه خود را با فروش بسیار کم طی شش ماه تا یک سال اول نشان می دهید.
• سناریوی محتمل، جایی در این بین. سناریوی محتمل این است که به وام دهنده شما نشان دهد.

برای اینکه در بودجه بندی خود واقع بین باشید، باید فرض کنید که همه فروش ها جمع آوری نمی شوند. بسته به نوع کسب و کاری که دارید و نحوه پرداخت مشتریان، ممکن است درصد جمع آوری بیشتر یا کمتری داشته باشید.

یک درصد مجموعه را به همراه تخمین خود از فروش برای هر ماه درج کنید. به عنوان مثال، اگر فروش در ماه اول را 50000 دلار و درصد جمع آوری شما 85% تخمین زده اید، پول نقد خود را در ماه 42500 دلار نشان دهید.

هزینه های متغیر فروش برای هر ماه را بر اساس فروش ماه محاسبه کنید. به عنوان مثال، اگر فروش تخمینی شما برای یک ماه 2500 واحد و هزینه های متغیر شما 5.50 دلار در هر واحد باشد، کل هزینه های متغیر ماه 13750 دلار خواهد بود.

هزینه های متغیر ماهانه را به هزینه های ثابت ماهانه اضافه کنید تا کل هزینه های ماهانه (هزینه ها) را بدست آورید.

مرحله 4: یک صورت جریان نقدی ایجاد کنید

جریان نقدی به معنای واقعی کلمه مقدار پولی است که هر ماه به کسب و کار شما وارد و خارج می شود.

صورت جریان نقدی خود را با ترکیب کل هزینه ها با مجموع جمع آوری پول از همه فروش ها برای هر ماه شروع کنید. به یاد داشته باشید که فروش و مجموعه ممکن است متفاوت باشد، مگر اینکه تجارت نقدی یا اعتباری داشته باشید. برای صورت جریان نقدی، باید از مجموعه ها استفاده کنید.

مجموع جریان نقدی ماهانه باید چیزی شبیه به این باشد:

• فروش ماهیانه 50000 تومان
• 42500 دلار جمع آوری کرد
• کل هزینه های ثابت 26900 دلار
• هزینه کل متغیر 13750 دلار است
• کل موجودی نقدی 2150 دلار

2150 دلار نشان دهنده کل موجودی نقدی شما در ماه است، نه سود شما.

با تغییر ارقام فروش خود با استفاده از سه سناریو بالا، می توانید نتیجه را در موجودی نقدی خود در پایان هر ماه مشاهده کنید. این موجودی نقدی می تواند اطلاعاتی در مورد نیازهای نقدی شما و مقداری که ممکن است برای سرمایه در گردش نیاز داشته باشید به شما بدهد.

نکاتی برای ایجاد بودجه راه اندازی کسب و کار شما

• از برنامه نرم افزار حسابداری خود برای ایجاد بودجه خود استفاده کنید تا بتوانید از حساب های موجود استفاده کنید و تغییرات را آسان تر انجام دهید. اگر نرم افزار حسابداری ندارید، می توانید از برنامه صفحه گسترده استفاده کنید.
• اکثر وام دهندگان به سه سال صورت جریان نقدی به صورت ماه به ماه و سه سال صورت سود سه ماهه و سالانه (P&Ls) نیاز دارند.
• مالیات بر درآمد یک هزینه متغیر است و تا زمانی که درآمد خالص خود را محاسبه نکنید نمی دانید چه مالیاتی باید بپردازید. مالیات ها را در هزینه های ثابت یا هزینه های متغیر لحاظ نکنید، اما این ها را به یک دسته جداگانه تبدیل کنید.

سوالات متداول