واریانس بودجه Budget Variance

واریانس بودجه به اختلاف بین مقادیر بودجه‌ریزی شده (برآوردی) و نتایج واقعی یک سازمان یا کسب‌وکار اشاره دارد. به عبارت دیگر، زمانی که یک سازمان برنامه‌ریزی مالی خود را برای دوره‌ای خاص (مانند یک سال یا یک فصل) تنظیم می‌کند، هدف این است که مخارج، درآمدها و سایر شاخص‌های مالی طبق آن برنامه پیش برود. اما در عمل، نتایج واقعی ممکن است با مقادیر پیش‌بینی‌شده متفاوت باشند. این اختلاف که می‌تواند مثبت یا منفی باشد، «واریانس بودجه» نامیده می‌شود.

واریانس‌های مثبت (یا واریانس‌های مطلوب) به این معناست که عملکرد واقعی بهتر از بودجه‌ریزی انجام شده بوده، مثلاً هزینه‌ها کمتر از حد پیش‌بینی شده و درآمدها بیشتر بوده است. در مقابل، واریانس‌های منفی (یا واریانس‌های نامطلوب) نشان می‌دهد که عملکرد واقعی از برنامه مالی مورد نظر عقب مانده است، مثلاً هزینه‌ها بیشتر و یا درآمدها کمتر از میزان بودجه شده‌اند.

به طور خلاصه:

انواع واریانس بودجه

به‌طور کلی، واریانس بودجه به دو نوع کلی تقسیم می‌شود:

1. واریانس درآمدی (Revenue Variance): این نوع واریانس به تفاوت بین درآمد واقعی و درآمد بودجه‌ریزی شده اشاره دارد. اگر درآمد واقعی بیشتر از درآمد پیش‌بینی‌شده باشد، واریانس مثبت است و اگر درآمد واقعی کمتر باشد، واریانس منفی خواهد بود.
2. واریانس هزینه‌ای (Cost Variance): این واریانس به تفاوت بین هزینه‌های واقعی و هزینه‌های بودجه‌ریزی شده می‌پردازد. اگر هزینه‌های واقعی کمتر از بودجه باشد، واریانس مثبت است، و اگر بیشتر باشد، واریانس منفی خواهد بود.

این دو نوع واریانس معمولاً به طور مستقل تحلیل می‌شوند، زیرا هریک ممکن است ناشی از عوامل متفاوتی باشند. به عنوان مثال، افزایش درآمد واقعی ممکن است ناشی از بهبود فروش یا افزایش تقاضا باشد، در حالی که افزایش هزینه‌های واقعی می‌تواند به دلیل افزایش قیمت مواد اولیه یا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده رخ دهد.

مثال

شرکت چاپ XYZ برای تولید، بازاریابی و توزیع کارت‌های ویزیت خود 250,000 دلار بودجه اختصاص داد. این بودجه شامل هزینه مواد اولیه مثل کاغذ، جوهر و نیروی کار برای سه‌ماهه اول سال بود. اما در پایان سه‌ماهه، شرکت 265,000 دلار هزینه کرد که منجر به واریانس نامطلوب 15,000 دلاری شد.

مراحل تحلیل واریانس بودجه

برای تحلیل واریانس بودجه و درک بهتر اختلافات بین بودجه‌ریزی و نتایج واقعی، مراحل زیر معمولاً انجام می‌شود:

1. جمع‌آوری داده‌های واقعی: در این مرحله، داده‌های مربوط به عملکرد واقعی سازمان در طول دوره مورد بررسی جمع‌آوری می‌شوند. این داده‌ها شامل اطلاعات مربوط به درآمدها، هزینه‌ها، فروش و سایر شاخص‌های مالی است.
2. مقایسه با بودجه‌ریزی: سپس داده‌های واقعی با مقادیر بودجه‌ریزی‌شده مقایسه می‌شوند. این مقایسه به شناسایی اختلافات (واریانس‌ها) کمک می‌کند.
3. تحلیل واریانس‌ها: پس از شناسایی واریانس‌ها، علت‌های اصلی این اختلافات بررسی می‌شوند. ممکن است عواملی مانند نوسانات بازار، تغییرات هزینه‌ها یا خطاهای پیش‌بینی منجر به واریانس شده باشند.
4. اقدامات اصلاحی: در نهایت، مدیران برای بهبود شرایط و کاهش واریانس‌های نامطلوب، تصمیمات اصلاحی اتخاذ می‌کنند. این اقدامات ممکن است شامل تعدیل بودجه، اصلاح پیش‌بینی‌ها یا بهبود فرآیندهای داخلی باشد.

مزایای تحلیل واریانس بودجه

تحلیل واریانس بودجه برای سازمان‌ها مزایای متعددی دارد:

1. بهبود کنترل مالی: با تحلیل واریانس‌ها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌ها و منابع خود را بهتر کنترل کنند و از اتلاف منابع جلوگیری کنند.
2. کمک به تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر: تحلیل واریانس‌ها به مدیران اطلاعات لازم برای اتخاذ تصمیمات هوشمندانه و به‌موقع را می‌دهد.
3. افزایش دقت در بودجه‌ریزی آینده: با یادگیری از تحلیل واریانس‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بودجه‌ریزی دقیق‌تری برای دوره‌های آینده انجام دهند.
4. شناسایی فرصت‌های بهبود: تحلیل واریانس می‌تواند فرصت‌های جدید برای بهبود عملکرد مالی را آشکار کند.

مدیریت Budget Variance

گاهی می‌توان به سادگی از اختلافات بودجه‌ای جلوگیری کرد. برای روشن‌تر شدن موضوع، به مثال زیر توجه کنید:

شرکت ABC در گزارش مالی خود اعلام کرده که در هزینه‌های برق 4000 دلار بیشتر از بودجه خرج کرده (واریانس نامطلوب) اما در هزینه‌های گرمایش 3000 دلار کمتر از بودجه هزینه داشته (واریانس مطلوب). شرکت می‌تواند با ترکیب این دو هزینه در گزارش مالی خود، اختلاف کلی را به 1000 دلار کاهش دهد. این تغییر باعث می‌شود اختلاف بودجه کلی کمتر و قابل کنترل‌تر به نظر برسد، به جای اینکه به نظر برسد واریانس منفی زیادی وجود دارد.

انحراف بودجه در یک بودجه انعطاف پذیر در مقابل یک بودجه ثابت

بودجه انعطاف‌پذیر به سازمان اجازه می‌دهد تا زمانی که شرایط یا فرضیات تغییر می‌کنند، بودجه را تغییر داده و به‌روزرسانی کند. در مقابل، بودجه ثابت حتی با تغییر شرایط بدون تغییر باقی می‌ماند. به همین دلیل، بودجه انعطاف‌پذیر سازگاری بیشتری با تغییرات دارد و می‌تواند منجر به اختلافات مالی کمتری شود.

برای مثال، اگر تولید یک شرکت کاهش یابد، هزینه‌های متغیر مانند مواد اولیه و نیروی کار نیز کاهش خواهد یافت. در یک بودجه انعطاف‌پذیر، این کاهش هزینه‌ها در نظر گرفته شده و بودجه جدیدی برای سطح پایین‌تر تولید تنظیم می‌شود. اما در بودجه ثابت، سطح تولید اولیه حفظ می‌شود و واریانس‌ها همچنان پابرجا می‌ماند. به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها از بودجه‌های انعطاف‌پذیر استفاده می‌کنند تا به‌طور موثرتری با تغییرات هماهنگ شوند.

نتیجه گیری