بودجه بندی یکی از مهمترین وظایف مدیریت مالی است که توسط یک کسب و کار کوچک انجام می شود. بودجه فروش، عمومی و اداری تنها یک جزء از بودجه عملیاتی شرکت است. بودجه عملیاتی شامل تمام درآمدهایی است که شرکت انتظار دارد در طول سال مالی آینده دریافت کند و تمام هزینه هایی که انتظار دارد انجام دهد. این یک سند پیش بینی شده یا پیش بینی شده بر اساس اطلاعات تاریخی و غیره است.

بودجه عملیاتی یکی از دو بودجه ای است که بودجه اصلی را تشکیل می دهد که یک سند برنامه ریزی مالی است که توسط شرکت به عنوان برنامه کلی آن برای سال مالی آینده استفاده می شود. هزینه های پیش بینی شده برای فروش، بودجه عمومی و اداری بخش مهمی از طرح جامع برای شرکت و بودجه عملیاتی آن است.

هزینه های فروش، عمومی و اداری چیست؟

هزینه های فروش، عمومی و اداری (SG&A) یک شرکت تجاری تنها هزینه های غیر تولیدی را در بودجه عملیاتی شرکت تشکیل می دهد. این بخش از بودجه عملیاتی، هزینه های مستقیم تولید را در بر نمی گیرد. این هزینه ها معمولاً در ردیف «بهای تمام شده کالای فروخته شده» در صورت درآمد بودجه بندی شده شرکت یافت می شود. مخارج SG&A معمولاً در صورت درآمد بودجه بندی شده دارای ردیف خاص خود هستند و در بودجه عملیاتی تفکیک می شوند.

به عنوان مثال، حقوق و دستمزد مدیران در کنار پرداخت منابع خارجی برای خدماتی مانند برون سپاری خدمات حسابداری و حسابداری لحاظ می شود. کمپین های بازاریابی و حداقل بخشی از حقوق فروشندگان هزینه های SG&A و هزینه های مدیریت تسهیلات است. کار دفتری به همراه هزینه های مربوط به لوازم اداری شامل می شود. هزینه های سربار کسب و کار یک هزینه SG&A است.

پیش بینی هزینه های ثابت و متغیر

یک کسب و کار دارای هزینه هایی است که می توان آنها را به روش های مختلفی طبقه بندی کرد. یکی از راه‌های طبقه‌بندی مخارج بر اساس ثابت یا متغیر بودن آنهاست . هنگامی که یک کسب و کار بودجه عملیاتی خود را توسعه می دهد، باید مخارج خود را به صورت ثابت یا متغیر طبقه بندی کند. این مهم است زیرا نحوه طبقه بندی هزینه بر درآمد خالص شرکت تأثیر می گذارد.

به عنوان مثال، اگر فروشندگان شرکت با پورسانت کار کنند که یک هزینه متغیر است زیرا ماه به ماه تغییر می کند و آنها به حقوق ثابت تغییر می کنند، درآمد خالص تغییر می کند. میزان هزینه های فروش ثابت و متغیر به نسبت تغییر کرده است. هزینه های ثابت و متغیر باید بر این اساس پیش بینی شود.

این شامل مواردی است که هزینه های SG&A را تشکیل می دهند:

• قسمت متغیر حقوق کارکنان فروش ممکن است ماه به ماه تغییر کند، اما قسمت ثابت تغییر نخواهد کرد.
• بخشی از بودجه بازاریابی معمولاً به تبلیغات اختصاص می یابد.
• تبلیغات گاهی اوقات یک هزینه متغیر است زیرا میزان تبلیغاتی که یک شرکت انجام می دهد به حجم فروش آن یا تعداد واحدهای محصول خود در هر سال مالی بستگی دارد.

مواردی مانند پرداخت اجاره برای تسهیلات یک کسب و کار یا پرداخت وام بانکی معمولاً ثابت هستند زیرا ماه به ماه تغییر نمی کنند. بخشی از خدمات ممکن است ثابت باشد و بقیه ممکن است متغیر باشد. اکثر هزینه های اداری دارای بخش ثابت و متغیر هستند. برخی از کارکنان فروش ممکن است حقوق بگیرند که هزینه ثابتی است. اگر یک شرکت عملکرد حسابداری یا تهیه مالیات خود را برون سپاری کند، این هزینه ها می توانند مبلغ ثابتی باشند یا بسته به نحوه هزینه های پیمانکار متفاوت باشند. مهم است که این هزینه های SG&A را به درستی طبقه بندی کنید در غیر این صورت بودجه پیش بینی شده اشتباه خواهد بود.

برای اقلام هزینه ای که در طول زمان بدون تغییر می مانند، بودجه بندی صرفاً مستلزم تعیین مقدار سالانه است که از سال قبل تعیین شده و برای هر گونه تغییر پیش بینی شده تعدیل می شود.

چگونه یک بودجه SG&A تهیه کنیم؟

در اینجا مراحل تهیه بودجه SG&A آمده است:

1. تعیین دوره زمانی مورد استفاده برای کل بودجه پیش بینی شده؛ به عنوان مثال، یک سال، و بودجه SG&A را برای همان دوره زمانی آماده کنید.
2. به بودجه SG&A سال گذشته نگاه کنید و تعیین کنید کدام اقلام باید در بودجه پیش‌بینی‌شده جدید باقی بمانند و کدام‌ها دیگر مرتبط نیستند. برای تخمین هزینه های ثابت باید از نرخ رشد بر اساس رشد گذشته به اضافه هر اطلاعات جدیدی که دارید استفاده کنید.
3. تعیین کنید که آیا هزینه های SG&A جدید باید به بودجه پیش بینی شده جدید اضافه شود یا خیر و آنها را به همراه هزینه پیش بینی شده درج کنید.
4. به بودجه هزینه ثابت نگاه کنید. تصمیم بگیرید که آیا تمام اقلام موجود در آن هنوز هزینه های ثابت هستند یا هر بخشی متغیر است.
5. به بودجه هزینه متغیر نگاه کنید. تصمیم بگیرید که آیا هزینه های متغیر احتمالاً برای سال آینده همچنان متغیر هستند یا خیر. اگر نه، آنها را تغییر دهید. اگر همه چیز یکسان است، پس از بررسی هزینه، آنها را همانطور که هست درج کنید. بودجه هزینه متغیر باید بر اساس هزینه های متغیر برای هر واحد پیش بینی شده برای فروش هدایت شود.
6. به یاد داشته باشید که بودجه SG&A فقط برای هزینه های غیر تولیدی است و این را دوباره بررسی کنید.
7. هزینه های خود را ابتدا به ثابت و متغیر و سپس به هزینه های فروش، عمومی یا اداری طبقه بندی کنید.
8. بودجه SG&A را نهایی کنید تا به عنوان بخشی از بودجه عملیاتی لحاظ شود.

مثال بودجه SG&A

Masks and More، LLC پوشش های صورت را برای محافظت در برابر بیماری تولید می کند.

به منظور توسعه محاسبات برای بودجه SG&A برای Masks and More, LLC، این پنج مرحله را دنبال کنید:

1. پیش بینی کنید واحدهای محصولی که تخمین می زنید در سال آینده به فروش می رسد، سه ماهه به سه ماهه.
2. هزینه های متغیر SG&A در هر واحد را بر اساس سال گذشته و هر تغییری که انتظار دارید پیش بینی کنید.
3. هزینه هر واحد را در واحدهای فروخته شده ضرب کنید. این به شما کل هزینه های متغیر را می دهد.
4. برای توسعه بخش ثابت بودجه، از اطلاعات تاریخی سال گذشته به اضافه هر تغییری که برای هر هزینه ثابت انتظار دارید استفاده کنید. آنها را جمع کنید و کل هزینه های ثابت خواهید داشت.
5. کل هزینه های متغیر و ثابت را اضافه کنید و کل بودجه پیش بینی شده SG&A را خواهید داشت.

نتیجه

وقتی به یک بودجه تکمیل‌شده SG&A نگاه می‌کنید، ساده به نظر می‌رسد، زیرا ممکن است به اندازه سایر بخش‌های بودجه عملیاتی، موارد خطی در آن نباشد، اگر کسب‌وکار شما درگیر تولید باشد. با این حال، اکنون ممکن است متوجه شوید که لزوماً درست نیست. تصمیم گیری در مورد بخش های ثابت و متغیر هزینه های شما همیشه آسان نیست، اما می تواند درآمد خالص پیش بینی شده شما را تغییر دهد.