کنترل بودجه Budgetary Control

کنترل بودجه به عنوان تنظیم یک بودجه خاص توسط مدیریت برای اطلاع از تغییرات بین عملکرد واقعی شرکت و عملکرد بودجه شناخته می شود. همچنین به مدیران کمک می کند تا از این بودجه ها برای نظارت و کنترل هزینه های مختلف در یک دوره حسابداری خاص استفاده کنند.

این فرآیند برنامه ریزی و کنترل کلیه عملکردهای یک سازمان از طریق مقایسه و تجزیه و تحلیل اعداد بودجه شده با نتایج واقعی است. مقایسه اعداد بودجه‌بندی شده با نتایج واقعی، حوزه‌هایی را که نیاز به بهبود دارند و کاهش هزینه‌ها امکان‌پذیر است یا اعداد بودجه‌بندی شده نیاز به بازنگری دارند، شناسایی می‌کند.

انواع کنترل بودجه

انواع مختلفی از کنترل وجود دارد که یک سازمان می تواند اجرا کند:

1. کنترل عملیاتی: درآمد را پوشش می دهد و هزینه های اجرایی، که برای اداره یک کسب و کار روزمره ضروری هستند. اعداد واقعی به یک بودجه در بیشتر موارد ماهانه مقایسه می شوند. EBITDA به دستیابی به کنترل کمک می کندک سود قبل از بهره، مالیات، استهلاک و استهلاک.
2. کنترل جریان نقدی: این یک بودجه مهم است که نیاز سرمایه در گردش را کنترل می کند ومدیریت پول نقد. بنابراین، مشکلات نقدی می تواند برای عملکرد روزمره مضر باشد، که یک جنبه مهم است.
3. کنترل Capex: مخارج سرمایه ای مانند خرید ماشین آلات یا ساختن ساختمان را پوشش می دهد. از آنجا که شامل مقدار زیادی پول است، کنترل در اینجا به حذف ضایعات و کاهش هزینه ها کمک می کند.

بودجه چگونه تهیه می شود؟

تجزیه و تحلیل بیشتر نشان می دهد که فروش در کدام منطقه و کدام محصول افزایش یافته است. به همین ترتیب، هزینه عملیاتی 33 دلار افزایش یافته است که می تواند به دلیل افزایش هزینه هر ماده ورودی یا فروش اضافی باشد.

مزایا و معایب کنترل بودجه

مزایا

• ابزاری موثر برای سنجش عملکرد ادارات، افراد ومراکز هزینه
• شناسایی مناطق برای کاهش و بهبود کارایی
• افزایش کارایی و کاهش هزینه منجر به حداکثر کردن سود می شود.
• همچنین به معرفی طرح های تشویقی بر اساس عملکرد کمک می کند.
• کاهش هزینه همیشه هدف اصلی است.
• هماهنگی بین بخش ها را بهبود می بخشد زیرا نتایج و هزینه ها به هم مرتبط هستند.
• بینشی برای تجزیه و تحلیل عمیق و هرگونه اقدام اصلاحی ارائه می دهد.
• برای دستیابی به هدف بلند مدت یک سازمان مفید است.

معایب

• اعداد بودجه شده اغلب نیاز به تجدید نظر دارند زیرا پیش بینی آینده دشوار است.
• فرآیندهای زمان بر و پرهزینه، نیاز به افراد و منابع.
• این فرآیند گاهی نیاز به هماهنگی بین بخش های مختلف دارد و کار دشواری است.
• این فرآیند نیاز به تایید و حمایت مدیریت ارشد دارد.
• همیشه مقایسه واقعی با بودجه برای انگیزه کارکنان مضر است.

محدودیت های کنترل بودجه

• آینده غیرقابل پیش بینی است، بنابراین بودجه همیشه آینده ای آرام را برای یک سازمان تضمین نمی کند.
• بیشتر استفاده از اعداد ثبت شده در گذشته
• عوامل اقتصادی جمعیت شناسی و بسیاری دیگر را نادیده می گیرد.
• سیاست های دولت واصلاحات مالیاتی همیشه قابل پیش بینی نیستند.
• رویدادهای طبیعی مانند باران، باران های موسمی، خشکسالی و سایر عوامل غیرقابل کنترل بر عملکرد واقعی یک سازمان تأثیر می گذارد که نمی توان برای بودجه در نظر گرفت.

نکات مهم قابل توجه

• هر گونه درآمد یا هزینه قابل پیش بینی که قبلاً لحاظ نشده است باید در بودجه گنجانده شود.
• عملکردهای کنترلی نباید شدید باشد تا پرسنل را تحت فشار قرار دهد. در صورت وجود، نیاز به تغییر است.
• استانداردها نیاز به بازنگری دوره ای دارند.
• هرگونه تغییر باید فوراً یا از قبل به اطلاع کلیه ذینفعان برسد.
• تغییر در تولید، فروش یا هر کارکردی در سازمان بر عملکردهای کنترلی تأثیر می گذارد.

• رامبنای تخصیص هزینهدر تجزیه و تحلیل در سطح خرد اهمیت پیدا می کند، بنابراین اگر تغییری در مبنای تخصیص هزینه وجود دارد، باید قبل از قرار دادن آن به طور کامل تجزیه و تحلیل شود.

نتیجه

کنترل بودجه جنبه مهمی از فعالیت های روزانه و چشم انداز بلند مدت یک سازمان است. هنگامی که با دقت قرار داده شود، به کنترل هزینه کمک می کند و به بهبود کارایی کمک می کند. موارد دیگری مانند هزینه یابی استاندارد نیز وجود دارد که بخشی از آن است.

ما می‌توانیم واریانس‌های هزینه، کارایی، بازده یا مخلوط و غیره را محاسبه کنیم. بنابراین، وقتی فعالیت یک دوره‌ای را با فعالیت دیگر مقایسه می‌کنیم، دلیل دقیق هر واریانس را مشخص می‌کند. از آنجایی که در رقابت بی‌نظیر امروزی، سازمان‌ها همواره در تلاش برای تعالی و بهترین شیوه‌ها هستند و کنترل بودجه به شناسایی و دستیابی به آن سیاست‌ها و اقدامات کمک می‌کند.

اگر مشکل یا شانسی برای بهبود در خرید مواد ورودی، خروجی مورد نظر از مواد، هر مشکل پردازش یا مدیریت تیم فروش وجود داشته باشد، مشخص می‌شود. بنابراین، برای درک کامل توابع کسب و کار وتجزیه و تحلیل علل ریشه ایاز نتایج مختلف، کنترل بودجه یکی از ابزارهای مهم در دست طرف های مرتبط با سازمان است.