دسته بندی بودجه انعطاف پذیر

دسته ها به تعریف درآمد و هزینه در نرم افزار بودجه کمک می کنند. آنها پایه ای را تشکیل می دهند که بر اساس آن بودجه خود را خواهید ساخت. نرم‌افزاری که در نظر دارید باید به شما اجازه دهد دسته‌ها را با ویرایش نام، حذف دسته‌های نامربوط و اضافه کردن دسته‌های خود تغییر دهید. از نرم افزارهای بودجه ای که شما را در مجموعه ای پیش فرض از دسته بندی درآمد و هزینه قفل می کند و به شما اجازه ایجاد تغییرات را نمی دهد، اجتناب کنید.

در نرم افزار، به تراکنش هایی که در طول ماه انجام می دهید دسته بندی می کنید. مهم است که این تکالیف دسته بندی را جدی بگیرید. هرچه گزارش بودجه دقیق تر باشد، مفیدتر خواهد بود. اگر می‌خواهید گزارش‌های دقیق‌تری داشته باشید، باید بتوانید تراکنش‌ها را به زیر شاخه‌ها تقسیم کنید.

محدودیت های درآمد و هزینه قابل تطبیق

هر کس نوعی هزینه های نوسانی دارد. قبوض گرمایش معمولاً در زمستان بیشتر است. درآمد دقیق ماهانه یک فرد ممکن است بر اساس فصل شلوغ صنعت افزایش یا کاهش یابد. اگر نیاز به کار با درآمد نوسان دارید، نرم افزار بودجه ای می خواهید که شما را مجبور نکند همان مبلغ ماهانه را برای درآمد وارد کنید.

یک گزینه خوب برای رسیدگی به درآمد یا هزینه هایی که ماهانه تغییر می کنند، استفاده از نرم افزار بودجه پاکت است. بودجه بندی پاکتی  برای مقابله با هزینه های نوسان ایجاد شد. نرم‌افزاری که بر اساس این اصل کار می‌کند، وجوه استفاده‌نشده را در دسته‌بندی‌های هزینه‌شده به ماه آینده منتقل می‌کند. نرم افزار بودجه پاکت نیز به طور خودکار چک های حقوق را در بین دسته های بودجه توزیع می کند تا نحوه برنامه ریزی شما برای خرج کردن پول خود را نشان دهد.

گزارش های ساده بودجه

نرم افزار بودجه ای که انتخاب می کنید باید چند گزارش ساده داشته باشد که به شما نشان دهد چقدر بودجه خود را به صورت ماهانه، سه ماهه و سالانه دنبال می کنید. اگر قصد دارید از نزدیک مخارج خود را زیر نظر داشته باشید، مطمئن شوید که نرم افزار گزارش های هفتگی یا داشبوردی بلادرنگ ارائه می دهد که در آن گزارش هایی را در یک نگاه در مورد دسته های بودجه کلیدی دریافت می کنید. گزارش های اساسی میزان بودجه، هزینه های واقعی و تفاوت بین این دو را نشان می دهد. شما باید بتوانید چارچوب زمانی این گزارش را تغییر دهید.

یافتن نرم افزار با گزارش بودجه ساده بسیار مهم است، اما ممکن است گهگاه بخواهید گزارش های دقیق تری داشته باشید و یک نرم افزار بودجه خوب باید این گزینه را ارائه دهد. اگر می خواهید گزارش های بودجه را چاپ کنید، به دنبال آن گزینه نیز باشید، زیرا برخی از نرم افزارها فقط گزارش های روی صفحه را ارائه می دهند.

امنیت اطلاعات مالی

اگر حساب ها را به نرم افزار بودجه پیوند دهید، رمزگذاری داده ها ضروری است. تنها نوع نرم افزاری که این کار را انجام نمی دهد، نرم افزاری است که شما را ملزم به وارد کردن تراکنش های دستی می کند. بیانیه حریم خصوصی یا امنیتی نرم افزار بودجه را بخوانید تا در مورد نحوه دسترسی به اطلاعات خود و اینکه آیا با رمزگذاری محافظت می شود، اطلاعات بیشتری کسب کنید.

هنگام راه‌اندازی حساب‌هایی با نام‌های عمومی مانند “Checking” یا “MasterCard” امنیت مشکلی نیست. این حساب‌های عمومی به شماره حساب یا اطلاعات شخصی شما دسترسی نخواهند داشت، بنابراین حتی اگر حساب نرم‌افزار بودجه شما هک شود، هیچ راهی برای سرقت هویت شما وجود نخواهد داشت. نکته منفی این است که این حساب‌های عمومی چندان راحت نیستند زیرا اعتبار لازم برای دانلود خودکار داده‌های تراکنش را ندارند.

 رمز عبور ممکن است برای برخی از نرم افزارهای بودجه دسکتاپ مورد نیاز نباشد. اگر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید برای دسترسی به رمز عبور نیاز ندارد، محافظت از رمز عبور را برای رایانه خود تنظیم کنید. رایانه شما باید هنگام راه اندازی و پس از به خواب رفتن رمز عبور شما را بخواهد. نرم افزار بودجه آنلاین همیشه باید به رمز عبور نیاز داشته باشد. از نرم افزارهای مالی آنلاین بدون رمز استفاده نکنید!

امکان صادرات داده های شما

اکثر نرم افزارهای بودجه بندی به شما امکان می دهند داده های خود را به یک فایل CSV صادر کنید که به راحتی توسط نرم افزار صفحه گسترده مانند اکسل قابل خواندن است. اگر فکر می کنید ممکن است برای طولانی مدت از نرم افزار استفاده نکنید، این ویژگی بسیار مهم است. اگر تصمیم دارید به نرم‌افزار بودجه یا مالی شخصی دیگری بروید، داشتن داده‌هایتان در CSV، QIF یا فرمت دیگری ساعت‌ها در ورود داده‌ها صرفه‌جویی می‌کند.

در حالی که برای بودجه نویسان معمولی رایج نیست، صفحات گسترده می تواند ابزار مهمی برای افرادی باشد که در مورد تجزیه و تحلیل مالی جدی هستند. اگر این شما را توصیف می کند، باید به گزینه های صادرات یک نرم افزار توجه بیشتری داشته باشید.

راه اندازی آسان

ممکن است این موضوع برای شما تعجب آور باشد، اما راه اندازی آسان به اندازه سایر ویژگی های ذکر شده در بالا مهم نیست. هنگامی که بودجه تعیین شد، نباید به جز تغییرات جزئی اینجا و آنجا روی آن کار کنید. حتی اگر راه اندازی اولیه کمی دست و پا گیر باشد، احتمالاً تأثیری بر تجربه طولانی مدت شما با نرم افزار نخواهد گذاشت.

با این حال، یک فرآیند سوار شدن بیش از حد گیج کننده می تواند شما را مجبور به اشتباه کند، که می تواند مشکلاتی را در مسیر ایجاد کند. بهترین راه برای تعیین کاربر پسند بودن نرم افزارهای بودجه، استفاده از پیشنهادات آزمایشی رایگان موجود است. اگر متوجه شدید که تنظیمات نرم افزار را به طور کامل درک نمی کنید، زمان آن رسیده است که به برنامه دیگری بروید.