بودجه اقلام ردیفی Line Item Budget

بودجه اقلام ردیفی ارائه هزینه ها در قالب ستونی است که در آن چنین هزینه هایی بر اساس دسته بندی آنها مانند تبلیغات، لوازم غذاخوری، بازپرداخت هزینه حمل و نقل و غیره گروه بندی می شوند و مقایسه سری زمانی عملکرد سالانه را ارائه می دهند. این به مدیران کمک می کند تا برآورد کنند که آیا بودجه سال جاری مطابق با بودجه سال قبل است یا بیشتر.

هدف بودجه اقلام ردیفی

• بودجه اقلام خطی عمدتاً توسط مشاغل کوچک استفاده می شود که در مورد پیچیده اطلاعاتی ندارندسیستم های حسابداریو زیرساخت و بودجه لازم برای راه اندازی را ندارند. این درآمد را منعکس نمی کند. آنها فقط هزینه را نشان می دهند. بنابراین آنها به این بودجه ساده بستگی دارند که در آن چندین دسته از هزینه ها در یک خط ارائه می شوند.
• هدف اصلی Line Item کمک به مدیران برای کنترل هزینه های خود است. اگر در هر ماه، هزینه نسبت به ماه قبل تلاقی کند، مدیر هوشیار می شود و هزینه را کنترل می کند تا با بودجه کلی سالانه نسبت به ماه قبل مطابقت داشته باشد. مقایسه بین ارقام هزینه های گذشته و حال همیشه هشداری برای مدیران است.

مثال

آقای ایکس متخصص بودجه برای یک تجارت کوچک است که در نیویورک فعالیت می کند. وی بودجه لاین را برای ژانویه 2020 آماده کرده است و در حال برنامه ریزی اقدامات لازم برای عدم انحراف از بودجه برنامه ریزی شده سالانه است.

راه حل

بنابراین پس از مطالعه این بودجه، مدیر می بیند که هزینه بودجه برای ژانویه 68500 دلار و هزینه واقعی 74000 دلار بوده است. بنابراین سازمان بیش از آنچه برآورد شده بود هزینه کرده است.

اکنون مدیر دسته‌های هزینه‌های فردی را به‌دقت بررسی می‌کند تا ببیند بودجه دقیقاً کجا از برآورد عبور کرده است و اقدامات لازم را برای جلوگیری از این اتفاق در ماه آینده انجام خواهد داد.

لوازم اداری باید بررسی شود. از آنجایی که لوازم اداری از بودجه تجاوز کرده است، به این معنی است که در این ماه تعداد بیشتری سفارش داده شده است و باید برای ماه آینده نیز کافی باشد، بنابراین سفارش لوازم اداری برای ماه آینده باید زیر باشد. حقوق در ردیف است. بنابراین نیازی به تنظیم نیست. هزینه تبلیغات بالا رفته است، بنابراین باید ماه آینده بررسی شود.

هزینه های غذاخوری مقدار کمی افزایش یافته است و بررسی آن دشوار است زیرا نمی توانید از کارمندان بخواهید کمتر غذا بخورند، اما می توانید از آنها بخواهید که از هدر دادن غذا خودداری کنند. پس آگاهی باید آموزش داده شود.

مشخصات بودجه اقلام ردیفی

• بودجه اقلام ردیفی نمایش ستونی هزینه ها است. چندین دسته از هزینه ها به صورت ستونی نشان داده شده اند و هر دسته را می توان با سال قبل در یک ردیف مقایسه کرد.
• فرض کنید مشاهده می شود که برای یک دسته خاص، هزینه ها سال به سال در حال افزایش است. در این صورت ممکن است ناشی از تورم آن دسته خاص باشد و باید با کاهش هزینه ها در سایر رده ها متعادل شود. چندین ستون در سال گذشته نیز می‌تواند ایجاد شود تا ببیند که آیا روند هزینه‌ها دارای شیب صعودی است یا شیب نزولی.
• برای ستون سال جاری، تصمیم بگیرید که بودجه با توجه به تورم و چندین مورد دیگر عوامل اقتصادی چقدر باشد. بودجه را تعیین کنید و ستون را با بودجه تقریبی پر کنید. پس از گذشت یک ماه، هزینه واقعی را پر کنید و ببینید چقدر از بودجه پیش بینی شده منحرف شده اید.
• معمولاً به صورت ماهانه تهیه می شود. این به مدیران کمک می‌کند تا در صورتی که بودجه‌های ماهانه در مقایسه با پیش‌بینی‌ها خارج از خط باشد، هزینه‌ها را کاهش دهند.

مزایا

• ایجاد و درک بودجه اقلام خطی ساده است. برای اینکه بفهمید کدام مورد بدهکار یا اعتبار خواهد بود، نیازی به دانش حسابداری ندارید. باید هزینه های واقعی و پیش بینی شده را به صورت جدولی پر کنید. تفاوت را می توان با چشم غیر مسلح دید و به راحتی با داده های سال قبل مقایسه کرد.
•  اگر هزینه در ماه خاصی از بودجه تعیین شده عبور کرده باشد، به عنوان زنگ خطر عمل می کند و مدیران به کنترل بودجه ماه های بعد توجه می کنند.

معایب

• بودجه ردیف در ابتدای سال تعیین شده است. برای ایجاد تغییرات در بودجه ردیفی به مجوز مقامات بالاتر نیاز دارد. بنابراین اگر مدیر احساس کند که بودجه تهیه شده به دلیل تغییرات دقیق، انعکاس درستی از هزینه های برآورد شده نیست، مدیر نمی تواند بودجه را تغییر دهد.
• از آنجایی که فقط بر هزینه ها تمرکز می کند، برای مدیران دشوار می شود که دلیل دقیقی را که بودجه از برآوردها عبور کرده است را نشان دهند. ممکن است این باشد که حقوق قابل پرداخت  به دلیل انتصاب کارکنان جدید افزایش یافته است که باعث افزایش درآمد شده است. با این حال، از آنجایی که جایی برای نشان دادن تغییر در درآمد وجود ندارد، افزایش هزینه حقوق و دستمزد به عنوان بیش از بودجه تلقی می شود.

نتیجه

تهیه و نگهداری بودجه اقلام ردیفی ساده است. کسب و کارهای کوچکی که دانش حسابداری پیچیده ای ندارند می توانند از این بودجه برای بررسی هزینه های ماهانه خود کمک بگیرند. بیش از بودجه لزوماً به این معنی نیست که هزینه ها بالا رفته است. ممکن است درآمد به دلیل هزینه اضافی افزایش یافته باشد. بنابراین هر زمان که بر اساس بودجه اقلام خطی تصمیم می گیرید، این نکته را باید در نظر داشت.