بودجه بندی افزایشی Incremental Budgeting

بودجه افزایشی (Incremental Budgeting) یکی از روش‌های متداول در فرآیند بودجه‌بندی است که به طور گسترده در سازمان‌های دولتی، خصوصی و غیرانتفاعی استفاده می‌شود. این روش به طور ساده بیان می‌کند که برای تدوین بودجه سال جدید، از بودجه سال گذشته به عنوان پایه و اساس استفاده می‌شود و تنها تغییرات یا تعدیلات مورد نیاز بر اساس شرایط جدید به آن اضافه می‌شود. این تعدیلات معمولاً شامل افزایش یا کاهش هزینه‌ها و درآمدها نسبت به سال گذشته است.

در این روش، توجه ویژه‌ای به عملکرد گذشته می‌شود و فرض بر این است که ساختار و هزینه‌های جاری سازمان به درستی تعیین شده‌اند. بنابراین، تغییرات جدید به شکل افزایش یا کاهش نسبی بر اساس عملکرد و نیازهای پیش‌بینی‌شده به بودجه سال قبل اضافه می‌شود. حالا به جزییات بیشتری از این مفهوم می‌پردازیم:

چرا درک بودجه افزایشی اهمیت دارد؟

بودجه افزایشی یکی از رایج‌ترین روش‌های بودجه‌بندی است که در دنیای کسب‌وکار استفاده می‌شود. یکی از دلایل محبوبیت آن، سادگی و آسانی استفاده از این روش است. به‌طوری که درک و پیاده‌سازی آن کمتر چالش‌برانگیز است. وقتی در ابتدای مسیر حرفه مالی هستید، آشنایی با بودجه افزایشی می‌تواند به شما اعتماد به نفس بیشتری بدهد و آن را به گزینه‌ای مناسب برای شروع یادگیری در زمینه بودجه‌بندی تبدیل کند. این روش به خصوص برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار ساده و کاربردی است.

در حالی که بودجه افزایشی محدودیت‌های خاص خود را دارد، اما کاربردی است زیرا تغییرات در هزینه‌ها را با عواملی که به راحتی قابل اندازه‌گیری هستند، هماهنگ می‌کند. به عنوان مثال، افزایش هزینه‌های نیروی کار معمولاً بر اساس شاخص قیمت مصرف کننده (CPI) تنظیم می‌شود، که یکی از روش‌های متداول برای تعدیل هزینه‌ها است.

یکی از ویژگی‌های اصلی بودجه افزایشی این است که در کسب‌وکارهای بزرگ و با سابقه به راحتی قابل استفاده است. دلیل این امر این است که این شرکت‌ها معمولاً هزینه‌های مشخص و ثابت‌تری دارند و تغییرات زیادی در هزینه‌های آن‌ها ایجاد نمی‌شود. همچنین، این کسب‌وکارها با سرعت رشد کمتری نسبت به کسب‌وکارهای کوچک پیش می‌روند، به همین دلیل، بودجه افزایشی با توجه به رشد پیش‌بینی‌شده آنها به خوبی کار می‌کند.

اما اگر این روش برای کسب‌وکارهایی که تغییرات و نوسانات زیادی دارند استفاده شود، ممکن است باعث محدودیت در رشد شود. مثلاً اگر یک کسب‌وکار قصد دارد ۵۰ درصد رشد کند، افزایش ۳ درصدی در هزینه‌ها نمی‌تواند به این هدف کمک کند و ممکن است روند رشد را کند کند.

کاربردهای بودجه افزایشی

این روش معمولاً در سازمان‌های بزرگ و دولتی کاربرد فراوانی دارد. زیرا این سازمان‌ها معمولاً دارای هزینه‌های ثابت بالایی هستند و تغییرات در بودجه‌های آن‌ها به‌طور تدریجی انجام می‌شود. در چنین سازمان‌هایی، رویکرد افزایشی به مدیریت بهتر هزینه‌ها و کنترل بودجه کمک می‌کند.

همچنین، در کسب‌وکارهای کوچک که پیچیدگی‌های زیادی ندارند، بودجه افزایشی می‌تواند به سادگی مدیریت مالی کمک کند و نیازی به صرف زمان و منابع زیاد برای تدوین بودجه نیست.

فرمول بودجه افزایشی

در بودجه‌بندی افزایشی، ابتدا باید بودجه سال قبل را به عنوان مبنای اولیه قرار دهید. سپس تغییرات مورد نیاز، مثل افزایش یا کاهش هزینه‌ها را برای سال آینده اعمال کنید. این مدل برای سازمان‌های بزرگ، مانند مؤسسات آموزشی که دارای پروژه‌های بلندمدت هستند، بسیار مناسب است زیرا آن‌ها اغلب با نوسانات کمی مواجه‌اند و می‌توانند با استفاده از این روش بودجه‌بندی دقیق‌تری داشته باشند.

مزایا

این روش بودجه‌بندی به دلیل ساده بودن و کارآمدی در بسیاری از سازمان‌ها محبوب است. برخی از مزایای کلیدی این روش عبارتند از:

• ساده بودن فرآیند: چون بودجه سال گذشته به عنوان پایه استفاده می‌شود، نیازی به طراحی مجدد تمامی بودجه از ابتدا نیست. این باعث می‌شود که زمان و منابع کمتری صرف تهیه بودجه شود.
• استفاده از داده‌های گذشته: چون از عملکرد مالی سال‌های گذشته استفاده می‌شود، این روش به راحتی می‌تواند تغییرات و نیازهای جدید را با مقایسه دقیق با داده‌های تاریخی تنظیم کند.
• قابلیت پیش‌بینی: بودجه افزایشی به مدیران و تصمیم‌گیران این امکان را می‌دهد که به راحتی بتوانند پیش‌بینی کنند که چه مقدار از بودجه برای هزینه‌های مختلف نیاز است، زیرا بیشتر تغییرات تنها به‌صورت جزئی روی بودجه گذشته اعمال می‌شود.
• پایداری و استحکام: این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌مرورزمان به یک سیستم مالی پایدار برسند. تغییرات ناگهانی و بزرگ در هزینه‌ها یا درآمدها به‌راحتی مدیریت می‌شوند و سازمان‌ها می‌توانند به‌تدریج با محیط‌های جدید سازگار شوند.

معایب

با وجود مزایای قابل توجه، بودجه افزایشی دارای نقاط ضعفی نیز هست که ممکن است برای برخی از سازمان‌ها چالش‌برانگیز باشد:

• عدم انعطاف‌پذیری: این روش تمرکز زیادی بر بودجه‌های گذشته دارد و ممکن است نتواند به تغییرات اساسی یا نوآوری‌های بزرگ در سازمان پاسخ دهد. اگر سازمان به تغییرات بنیادین نیاز داشته باشد، این روش ممکن است ناکارآمد باشد.
• نگاه کوتاه‌مدت: بودجه افزایشی ممکن است باعث شود که سازمان‌ها فقط به نیازهای کوتاه‌مدت توجه کنند و از برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و بلندمدت غافل شوند.
• عدم تشویق به بهبود کارایی: چون در این روش بسیاری از هزینه‌ها به صورت خودکار از سال قبل منتقل می‌شود، ممکن است سازمان‌ها تمایلی به کاهش هزینه‌های غیرضروری یا بهبود کارایی نداشته باشند. این موضوع می‌تواند باعث اتلاف منابع و کاهش بهره‌وری شود.
• ناتوانی در تشخیص تغییرات عمده: در بودجه افزایشی، فرض بر این است که هزینه‌های گذشته معتبر هستند و فقط باید تعدیلات کوچک اعمال شوند. این می‌تواند باعث شود که تغییرات بزرگ در شرایط اقتصادی، فناوری یا نیازهای مشتریان نادیده گرفته شود.

نحوه اجرای بودجه افزایشی

فرآیند بودجه افزایشی به این صورت عمل می‌کند که ابتدا بودجه سال قبل یا بودجه جاری به عنوان نقطه شروع در نظر گرفته می‌شود. سپس، هر بخش یا دپارتمان تغییرات مورد نیاز را نسبت به سال گذشته پیشنهاد می‌دهد. این تغییرات معمولاً شامل مواردی مانند:

• افزایش دستمزدها: اگر دستمزدها در سال جدید افزایش پیدا کرده باشد، این افزایش در بودجه جدید لحاظ می‌شود.
• افزایش هزینه‌های عملیاتی: هزینه‌هایی مانند انرژی، مواد اولیه و سایر هزینه‌های ثابت که ممکن است به دلیل تورم یا تغییرات بازار افزایش پیدا کنند.
• تغییرات در فعالیت‌ها: اگر سازمان قصد دارد پروژه‌های جدیدی را آغاز کند یا فعالیت‌های فعلی را گسترش دهد، هزینه‌های مربوط به این تغییرات نیز به بودجه جدید افزوده می‌شود.

پس از در نظر گرفتن این تغییرات، بودجه سال جدید به صورت تدریجی یا افزایشی تدوین می‌شود.

بودجه افزایشی در مقایسه با روش‌های دیگر

روش‌های بودجه‌بندی دیگری نیز وجود دارند که در برخی مواقع جایگزین یا مکمل بودجه افزایشی هستند. از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به بودجه‌بندی صفر اشاره کرد. در بودجه‌بندی صفر، سازمان باید بودجه سال جدید را از صفر تدوین کند و تمامی هزینه‌ها را مجدداً بررسی کند. این روش اگرچه بسیار دقیق و انعطاف‌پذیر است، اما زمان‌بر و پیچیده‌تر از بودجه افزایشی است.

در مقابل، بودجه‌بندی بر مبنای عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند که بودجه‌ها را بر اساس نتایج و عملکرد بخش‌های مختلف تنظیم کنند. این روش معمولاً به بهبود کارایی کمک می‌کند، اما نیاز به سیستم‌های ارزیابی عملکرد قوی دارد.

نتیجه گیری