کسب و کارهای کوچک موفق به اثربخشی فرآیند برنامه ریزی صاحب کسب و کار بستگی دارد. یکی از حیاتی ترین عناصر فرآیند برنامه ریزی، برنامه ریزی بودجه کسب و کار است که یکی از مراحل پایانی فرآیند برنامه ریزی نیز می باشد. برای شروع، باید داده‌های مالی شرکت، پیش‌بینی‌ها و تحلیل‌های صنعت را جمع‌آوری کنید تا به شما در ساخت بودجه کسب‌وکارتان کمک کند.

با این حال، همراه با اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل های ارزشمند، باید برنامه های تجاری و استراتژیک کلی شرکت را نیز در نظر داشته باشید تا بودجه خود را بسازید.

بودجه کسب و کار چیست؟

بودجه تجاری یک برنامه مالی پویا و پویا است که برای برآورد درآمد و هزینه های پیش بینی شده یک شرکت برای یک دوره زمانی آتی استفاده می شود. این اساساً یک برنامه مالی است که یک کسب و کار برای یک ماه، سه ماهه یا سال تهیه می کند. باید پویا و انعطاف پذیر باشد تا بتوان آن را با تغییر برنامه های تجاری و محیط بازار تنظیم کرد.

بودجه دقیق و واقع بینانه یکی از مهمترین ابزارها برای هدایت کسب و کار شماست. بودجه اطلاعات ضروری را برای فعالیت در حد توان شما، مدیریت چالش های غیرمنتظره و کسب سود فراهم می کند. یک بودجه مناسب سرمایه موجود را شناسایی می کند، مخارج را برآورد می کند و درآمدها را پیش بینی می کند. صاحبان مشاغل باید دائماً به بودجه خود به عنوان روشی برای اندازه گیری ارقام بودجه پیش بینی شده در برابر نتایج واقعی بودجه اشاره کنند تا بدانند کجا باید اصلاحات را انجام دهند.

برنامه ریزی باید نیازهای بلندمدت را نیز در نظر بگیرد. به عنوان مثال، اگر یک یا دو سال بعد هزینه زیادی را برای ارتقاء رایانه یا تعمیر و نگهداری تجهیزات پیش بینی می کنید، ایده خوبی است که از قبل بودجه بندی را شروع کنید.

مراحل برنامه ریزی بودجه کسب و کار

بودجه چارچوبی اساسی برای امور مالی کسب و کار شما است که عملکرد گذشته را به تفصیل شرح می دهد و ابزاری برای پیش بینی سال مالی یا دوره زمانی دیگر با در نظر گرفتن دارایی ها، درآمدها و هزینه ها فراهم می کند. در اینجا یک مرور کلی از روند بودجه ارائه شده است:

تهیه بودجه

بودجه به یک کسب و کار امکان می دهد اهداف، اولویت ها و سقف هزینه ها را به طور دقیق تعیین کند، و جزئیاتی را ارائه دهد که منابع مالی از کجا سرچشمه می گیرد و استراتژی های جدید از کجا می توانند درآمد را به خزانه شرکت وارد کنند. اقلام خطی که بیشترین بودجه را به خود اختصاص می دهند، موارد با اولویت بالا مانند منابع درآمد و انواع مختلف هزینه ها هستند. این موارد نیاز به حسابداری دقیق دارند و به عنوان شاخص های عملکرد استراتژی کلی کسب و کار عمل می کنند.

یک بودجه موثر باید درآمد و هزینه های پیش بینی شده را بر اساس ماه، سه ماهه یا سال مالی تقسیم کند. بسته به اندازه کسب و کار شما، باید بودجه جداگانه ای برای هر بخش داشته باشد. این بودجه های دپارتمان نیز باید به صورت ماهانه یا سه ماهه تفکیک شوند، و در مجموع، برای تشکیل  بودجه اصلی شما گرد هم می آیند.

کسب‌وکارهایی که به شدت به درآمد فروش فصلی متکی هستند، مثال خوبی از اهمیت بودجه هستند. اگر ماه های ژوئن، ژوئیه، آگوست و دسامبر معمولاً 75 درصد از درآمد کسب و کار شما را ایجاد می کنند، بودجه شما به شما امکان می دهد از قبل برنامه ریزی کنید. داشتن یک استراتژی برای توزیع مؤثر درآمد خود در طول یک سال مالی کامل به حداکثر رساندن سود کمک می کند.

بودجه برای ارزیابی عملکرد شرکت

علاوه بر اینکه بخش مهمی از فرآیند برنامه ریزی است، بودجه برای ارزیابی عملکرد شرکت شما در طول هر سال مالی ضروری است. انواع متداول بودجه بندی در کسب و کار عبارتند از:

• بودجه ثابت: بودجه ثابت نوعی از بودجه عملیاتی است که از داده های مالی تاریخی برای بودجه بندی درآمدها و هزینه های مورد انتظار در دوره زمانی بعدی استفاده می کند. معمولاً توسط مشاغل بسیار کوچک استفاده می شود، این بودجه ها مستلزم گرفتن هر آیتم خط و اضافه کردن درصد افزایش یا کاهش به آن است تا بودجه بعدی را منعکس کند.
• بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد: این نوع بودجه برای دستیابی به حداکثر کارایی، ورودی ها و خروجی ها را در هر واحد محصول یا خدمت در نظر می گیرد.
• بودجه ریزی مبتنی بر صفر: بودجه مبتنی بر صفر در هر دوره زمانی از صفر شروع می شود و بر اساس شرایط آن زمان بودجه جدیدی ایجاد می کند. به عبارت دیگر، برای هر خط از صفر شروع می شود و از داده های مالی داخلی و صنعتی برای ساخت بودجه استفاده می کند.
• تحلیل واریانس: بودجه مبتنی بر واریانس بودجه ای است که در آن مقادیر واقعی و مورد انتظار برای هر اقلام درآمد و هزینه محاسبه می شود. از نتایج برای تلاش برای بازگرداندن اقلام بودجه در محدوده معین و دستیابی به کارایی بهبود یافته استفاده می شود.

استفاده از یکی از این نوع بودجه های شرکت می تواند ابزار دیگری برای تحلیل مالی شرکت باشد.

به عنوان مثال:

اگر فروش در سه ماهه اول کمتر از آنچه بودجه در نظر گرفته‌اید باشد، می‌دانید که هزینه‌هایی را برای کاهش بعداً در سال مالی پیدا می‌کنید تا سودآور بمانید. یک مثال مثبت تر ممکن است فروش یک محصول جدید فراتر از انتظارات باشد. با ردیابی این روند و مقایسه آن با آنچه بودجه در نظر گرفته شده است، خواهید دید که درآمد اضافی برای اصلاح بودجه با برنامه هایی برای افزایش تولید یا استخدام کارکنان اضافی برای مدیریت کسب و کار اضافی دارید.

بودجه برای دریافت منابع مالی

سابقه نوشتن دقیق، بودجه دقیق و پایبندی به آنها می تواند به وام دهندگان یا سرمایه گذاران بالقوه نشان دهد که می توانید یک طرح کسب و کار تهیه کنید و آن را عملی کنید.

اگر در حال افتتاح یک کسب‌وکار جدید هستید و سابقه کمی دارید یا اصلاً سابقه ندارید، باید این کمبود سابقه را با پشتیبانی دقیق از بودجه خود جبران کنید. این به این معنی است که در بازار تحقیق کنید و نشان دهید که چگونه روندهای گذشته یا شاید یک خلأ در صنعت، از اعدادی که ارائه می کنید پشتیبانی می کند. این نوع توجه به جزئیات می تواند به شما کمک کند تا توجه جدی وام دهندگان یا سرمایه گذاران را جلب کنید.

نیروی انسانی برای بودجه بندی برنامه ریزی بودجه تجاری

حتی کسب‌وکارهای کوچک با تعداد کمی کارمند باید مطمئن شوند که برای نوشتن و حفظ بودجه به درستی پرسنل دارند. به عنوان مثال، اگر صاحب یک کافه کوچک هستید و آن را اداره می کنید، ممکن است منوی منحصربفرد داشته باشید و به دلیل خدمات با کیفیت به مشتریان شهرت داشته باشید، اما این به این معنی نیست که شما یک حرفه ای مالی هستید.

اگر استخدام یک فرد تمام وقت برای مدیریت بودجه و سایر امور مالی شما واقع بینانه نیست، کمک پاره وقت یا همکاری با یک شرکت مشاوره خارجی را در نظر بگیرید، به خصوص در اوایل و هر سال که زمان نوشتن بودجه جدید برای بودجه بعدی فرا می رسد. سال SCORE ، یک سازمان راهنمایی کسب‌وکار وابسته به اداره کسب‌وکارهای کوچک ایالات متحده (SBA)، عمدتاً از داوطلبانی با پیشینه‌های تجاری و مالی تشکیل شده است که به کسب‌وکارهای کوچک راهنمایی و مشاوره می‌دهند.

این می تواند منبع ارزشمندی باشد زمانی که تازه شروع کرده اید یا زمانی که با یک چالش مهم روبرو هستید. علاوه بر کمک به بودجه بندی یا سایر مشکلات، سازمان هایی مانند SCORE می توانند شما را با منابع دیگر در جامعه خود در ارتباط قرار دهند.

نرم افزار بودجه بندی برنامه ریزی بودجه تجاری

برخی از بهترین ابزارها برای نوشتن بودجه دقیق و پایبندی به آن، برنامه‌های نرم‌افزاری هستند و از مایکروسافت اکسل یا سایر برنامه‌های صفحه‌گسترده فراتر می‌روند. برخی از مفیدترین نرم افزارهای بودجه عبارتند از:

• QuickBooks: یکی از کاربرپسندترین و ارزان‌ترین برنامه‌های نرم‌افزاری که شامل بودجه‌بندی می‌شود.
• Budgyt: یک برنامه نرم افزاری بودجه کاربر پسند که امکان بیش از یک صورت سود و زیان را فراهم می کند.
• PlanningMaestro توسط Centage: یک برنامه نرم افزاری بودجه بندی مبتنی بر ابر، از جمله پیش بینی، برای مشاغل کوچک و متوسط.

علاوه بر این، ممکن است در حال حاضر از PayPal، Square یا سایر خدمات آنلاین مشابه با سیستم نقطه فروش (POS) خود استفاده کنید و مانند برنامه های نرم افزاری بالا، آنها ابزارهایی را برای نوشتن بودجه و ردیابی درآمد و هزینه ها ارائه می دهند.

هنگامی که به دنبال یک برنامه نرم افزار بودجه بندی هستید، معمولاً می خواهید به دنبال این ویژگی ها باشید:

• بودجه بندی دپارتمان شده: به شما این امکان را می دهد که بودجه ها را بر اساس بخش، بخش یا مرکز سود ایجاد کنید و همه آنها را در بودجه اصلی ادغام کنید.
• همکاری: به بیش از یک نفر در سازمان شما توانایی کار بر روی فرآیند برنامه ریزی بودجه را می دهد.
• مقایسه واریانس: به شما این امکان را می‌دهد که مبالغ واقعی در مقابل بودجه را به صورت خط به خط مشاهده کنید.

مزایای برنامه ریزی بودجه کسب و کار

اگر یک کسب و کار بودجه ای را توسعه ندهد، با انبوهی از مشکلات مواجه خواهد شد. اگر نداند که در یک بازه زمانی معین چقدر باید انتظار درآمد یا هزینه داشته باشد، عملاً کور می شود. چنین تجارتی احتمالاً در دو سال اول پس از افتتاح شکست خواهد خورد.

مزایای برنامه ریزی بودجه کسب و کار بسیار است. در اینجا برخی از مهمترین آنها آورده شده است:

• سلامت مالی: بدون بودجه تجاری، غیرممکن است که شما از سلامت مالی شرکت خود مطلع شوید. شما نمی دانید که آیا به اهداف خود رسیده اید یا از آنها فراتر رفته اید.
• برنامه ریزی استراتژیک: بودجه کسب و کار به شما امکان می دهد یک برنامه استراتژیک تهیه کنید زیرا پاسخ به مسائلی مانند اینکه آیا می توانید توسعه دهید یا خیر را می دانید.
• تامین مالی از طریق بدهی: اگر یک کسب و کار کوچک سعی می کند از یک بانک یا موسسه مالی دیگر تامین مالی بدهی دریافت کند، باید بودجه ای برای نشان دادن وام دهندگان بالقوه تهیه کند.
• جذب سرمایه‌گذاران: اگر کسب‌وکاری بخواهد سرمایه‌گذاران را در آن کسب‌وکار جذب کند، آن سرمایه‌گذاران پول خود را در کسب‌وکار قرار نمی‌دهند مگر اینکه بتوانند بودجه‌ای را ببینند.
• تهیه مالیات: بودجه تجاری به تهیه مالیات بر درآمد، فروش و حقوق و دستمزد کمک می کند.
• تصمیم گیری: برای تصمیم گیری در مورد هر جنبه ای از کسب و کار، باید بدانید که چقدر پول به آن کالا اختصاص می یابد.