بودجه تحمیلی چیست؟ فرآیند Imposed Budgeting
بودجه تحمیلی Imposed Budgeting
بودجه تحمیلی به فرآیند بودجه‌بندی اطلاق می‌شود که در آن تصمیمات مالی بدون در نظر گرفتن نیازها و خواسته‌های واقعی افراد یا واحدهای اجرایی اتخاذ می‌شوند. در این نوع بودجه، معمولاً مدیریت ارشد یا مقامات بالای سازمان یا دولت تصمیم می‌گیرند که چه مقدار منابع مالی باید به هر بخش اختصاص یابد، و این تصمیمات ممکن است بدون مشورت یا جلب نظر مدیران میانی یا کارکنان مربوطه انجام شود.
ویژگی‌ها و ساختار بودجه تحمیلی
- تصمیم‌گیری از بالا به پایین: در بودجه تحمیلی، مقامات عالی‌رتبه، به‌ویژه در سازمان‌ها یا دولت‌ها، تصمیمات مالی را بدون مشورت کافی با افراد زیرمجموعه خود اتخاذ میکنند. این روند می‌تواند منجر به نادیده گرفتن نیازها و مشکلات واقعی در سطوح پایین‌تر شود.
- عدم انعطاف‌پذیری: یکی از ویژگی‌های بارز بودجه تحمیلی، عدم انعطاف‌پذیری آن است. چون این نوع بودجه بر اساس نیازهای واقعی تهیه نمی‌شود، در نتیجه در صورت تغییر شرایط اقتصادی یا اجتماعی، امکان تغییر و تنظیم بودجه نیز وجود ندارد.
- برنامه‌ریزی نامناسب: به دلیل نبود اطلاعات کافی از نیازهای واقعی بخش‌ها، بودجه تحمیلی ممکن است به تخصیص منابع نادرست منجر شود. این می‌تواند باعث اتلاف منابع و کاهش کارایی سازمان شود.
- کمبود انگیزه: وقتی افراد در فرآیند تهیه بودجه مشارکت ندارند، ممکن است احساس کنند که نظرات و نیازهایشان نادیده گرفته شده است. این احساس می‌تواند به کاهش انگیزه و تعهد کارکنان به اهداف سازمانی منجر شود.
فرآیند بودجه ریزی تحمیلی
فرآیند اصلی که شرکت‌ها در تهیه بودجه تحمیلی دنبال میکنند به صورت زیر است:
1. تعیین اهداف توسط مدیریت ارشد
این مرحله با تعیین اهداف کلی شرکت آغاز می‌شود. مدیران ارشد اهدافی را که شرکت می‌خواهد از نظر درآمد، سود و هزینه به دست آورد، مشخص میکنند. این اهداف بر اساس روندهای گذشته، عملکرد قبلی، شرایط اقتصادی، تغییرات در حقوق و دستمزد، و تغییرات قانونی تعیین می‌شوند.
2. تأیید اداره دارایی
پس از تعیین اهداف، پیش‌نویس پیشنهاد بودجه به بخش مالی ارسال می‌شود تا به بخش‌های مختلف تخصیص یابد. مدیر مالی با استفاده از سوابق هزینه‌های گذشته، تخصیص‌ها را انجام می‌دهد. برای مثال، اگر بخش بازاریابی سال گذشته 15 درصد از کل بودجه را دریافت کرده باشد، مدیر مالی همان درصد را از کل بودجه جدید تخصیص می‌دهد.
3. تخصیص به ادارات و تهیه بودجه
بعد از تخصیص بودجه از طرف بخش مالی به ادارات، مدیران هر بخش باید بودجه‌های تفصیلی را بر اساس تخصیص دریافت‌شده تهیه کنند. آنها باید نشان دهند که چگونه می‌خواهند درآمد کسب کنند و چه هزینه‌هایی برای رسیدن به این درآمدها لازم است. هزینه‌ها نباید بیشتر از تخصیص بخش مالی باشد. بودجه بخش شامل پیش‌بینی فروش، نیازهای نیروی انسانی، و هزینه‌هایی مانند خرید تجهیزات، حقوق و دستمزد و لوازم اداری است.
4. بررسی بودجه‌ها توسط بخش مالی
پس از تهیه بودجه توسط مدیران بخش، این بودجه‌ها به بخش مالی برای بررسی ارسال می‌شود. مدیر مالی بررسی می‌کند که آیا بودجه‌ها با اهداف کلی شرکت هماهنگ هستند یا خیر. اگر هزینه‌های اضافی در یک بخش وجود داشته باشد که ضروری نباشد، مدیر مالی ممکن است بودجه را برای بازنگری بازگرداند. در برخی موارد، اگر یک بخش به بودجه بیشتری نیاز داشته باشد و دلایل خوبی برای آن داشته باشد، مدیر مالی ممکن است بودجه را افزایش دهد و در عوض بودجه بخش‌های دیگر را کاهش دهد تا تعادل حفظ شود.
5. تخصیص نهایی بودجه
وقتی مدیر مالی مطمئن شد که بودجه برای اجرا آماده است، آن را در سیستم مالی شرکت ثبت می‌کند تا ردیابی آن آسان‌تر باشد. درآمدها و هزینه‌های واقعی هر بخش به صورت ماهانه با پیش‌بینی‌های بودجه مقایسه می‌شوند. بعد از این مقایسه، گزارش‌هایی تهیه می‌شود که نشان‌دهنده اختلافات یا توافقات با بودجه است. مدیریت ارشد از این گزارش‌ها برای ارزیابی عملکرد بخش‌ها و شناسایی نقاط قوت و ضعف استفاده می‌کند.
مزایای بودجه تحمیلی
بودجه تحمیلی می‌تواند مزایایی نیز داشته باشد:
- سرعت در تصمیم‌گیری: چون تصمیمات به سرعت از سوی مقامات ارشد اتخاذ می‌شود، ممکن است در مواقع اضطراری یا شرایط بحرانی، سازمان بتواند به سرعت واکنش نشان دهد.
- کنترل بالای مدیریت: در برخی موارد، این نوع بودجه می‌تواند به مدیران ارشد این امکان را بدهد که به طور مستقیم بر تخصیص منابع نظارت کنند و از انحرافات جلوگیری کنند.
محدودیت های بودجه تحمیلی
برخی از محدودیت های استفاده از بودجه بندی تحمیلی به شرح زیر است:
- کاهش کارایی: به دلیل نادیده گرفتن نیازهای واقعی، بودجه تحمیلی ممکن است به کاهش کارایی در اجرا منجر شود. سازمان‌ها ممکن است با مشکلاتی مانند کمبود منابع یا توزیع نادرست آنها مواجه شوند.
- کاهش شفافیت: در این نوع بودجه، شفافیت در تخصیص منابع و دلایل تصمیم‌گیری‌ها پایین می‌آید. این می‌تواند باعث ایجاد عدم اعتماد در بین کارکنان و ذینفعان شود.
- عدم انطباق با شرایط بازار: اگر بودجه بر اساس شرایط و نیازهای فعلی بازار تنظیم نشود، ممکن است به عدم انطباق با واقعیت‌های اقتصادی منجر شود. این می‌تواند به عدم موفقیت در تحقق اهداف مالی و برنامه‌های توسعه‌ای منجر شود.
- ریسک‌های بلندمدت: اتخاذ تصمیمات مالی بدون در نظر گرفتن نیازهای آینده می‌تواند به ایجاد ریسک‌های بلندمدت برای سازمان منجر شود. به عنوان مثال، نادیده گرفتن نیازهای سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها یا توسعه منابع انسانی ممکن است در آینده به مشکلات بزرگتری منجر شود.
نتیجه گیری
بودجه تحمیلی به عنوان یک رویکرد در فرآیند برنامه‌ریزی مالی، می‌تواند در برخی شرایط مناسب باشد، اما به طور کلی، معایب آن بیشتر از مزایایش است. برای دستیابی به کارایی و اثرگذاری بیشتر، بسیاری از سازمان‌ها و دولت‌ها به سمت بودجه‌ریزی مشارکتی و رویکردهایی که شامل نظرات و نیازهای ذینفعان مختلف است، حرکت میکنند. در نهایت، برای ایجاد یک بودجه مؤثر و کارآمد، توجه به نیازها و خواسته‌های واقعی افراد و واحدهای اجرایی امری ضروری است.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.