الگوی بودجه رویداد Event Budget Template

می‌توان از یک الگوی بودجه رویداد برای برنامه‌ریزی امور مالی مربوط به مدیریت رویداد استفاده کرد که شامل درآمد به‌دست‌آمده می‌شود که ممکن است به صورت حمایت مالی یا هزینه ثبت‌نام/بلیت باشد، و هزینه‌هایی که ممکن است غذا، اقامت، صدا، هدایا باشد و غیره مابه التفاوت به دست آمده سود یا زیان حاصل از برگزاری رویداد است. اگر مقدار موجودی مثبت باشد، رویداد مقداری درآمد داشته است. از سوی دیگر، برگزار کننده رویداد باید از جیب خود خرج می کرد اگر مبلغ موجودی منفی بود.

این الگو برای یک رویداد معمولی مانند یک سمینار اداری است که در آن هزینه ها و درآمدهای مختلف مربوط به سازماندهی چنین رویدادی جمع آوری می شود. هزینه و درآمد در دو بخش جداگانه نشان داده شده است.

جهت دانلود الگوی بودجه رویداد کلیک کنید.

قسمت 1

• در اینجا، ما هزینه و درآمد کلی برای سازماندهی رویداد را که به عنوان نمونه ای از یک سمینار در نظر گرفته ایم، نشان می دهیم. این سمینار برای یک هیئت اداری با حضور تخمینی 200 نفر برگزار می شود، اما ما حدود 150 شرکت کننده داشتیم.
• علاوه بر این، هزینه ها به مکان، برنامه، غذا و نوشیدنی و لوازم تقسیم می شوند. تراز در اینجا نشان می دهد که آیا یک نفر بیشتر از بودجه هزینه کرده است یا اینکه پس از سازماندهی رویداد درآمدی داشته ایم. در نهایت، یکی نمودار را نشان داد تا یک نمای تصویری از هزینه ها و درآمد واقعی با درآمد برآورد شده ارائه دهد.

قسمت 2

• در این بخش به صورت تفکیک شده هزینه های سازماندهی این رویداد نشان داده شده است. در مورد ما، ما یک سمینار اداری را مثال می زنیم. برای سازماندهی چنین رویدادی باید چند زمینه هزینه کرد. مهم ترین مبلغ برای سازماندهی رویداد به سمت محل یا سالن رویداد است. بسته به محل برگزاری رویداد، نرخ برگزاری رویداد متفاوت است.
• دومین هزینه بالاتر برای سازماندهی این رویداد، پذیرایی یا غذا است. باز هم با توجه به تعداد حاضران متفاوت است. به طور کلی، بیش از تعداد شرکت کنندگان در این رویداد تخمین زده می شود. در وهله اول، یک بافر روی تعداد شرکت‌کنندگان در یک رویداد نگه می‌دارد تا از بشقاب‌های غذایی کوتاه نمانند.
• سپس، هزینه مربوط به بلندگوها یا ابزار الکترونیکی مورد استفاده در رویداد است. اینها برخی از هزینه های اجباری مورد نیاز برای سازماندهی هر رویداد هستند. برای هر رویداد، یک هدیه یا چیزهای سفارشی بر اساس تعداد افراد رویداد به شرکت کنندگان داده می شود.
• به طور کلی، اینها با فروشندگان شخص ثالثی که کالاها را بر اساس تعداد کار عرضه می کنند، مرتبط هستند. اینها اقلام تبلیغاتی بیشتری هستند که شرکت برای تبلیغ نام خود از آنها استفاده می کند. همچنین، اینها به عنوان یک عامل احساس خوب برای همراهان یک رویداد عمل می کنند.
• آخرین و آخرین هزینه برای برگزاری سمینار هزینه های متفرقه مانند هزینه های خرد است. با این حال، اینها نیز باید در هزینه کلی در نظر گرفته شوند تا تصویر نهایی از هزینه سازماندهی رویداد به دست آید.

قسمت 3 الگوی بودجه رویداد

• بخش پایانی در اینجا درآمد یا بخش مالی رویداد است. در صورت عدم وجود بودجه یا درآمد ایجاد شده، هیچ رویدادی امکان پذیر نیست. اگر بودجه یا سودی از آن کسب نشود، هیچ کسب و کاری رویدادی را سازماندهی نخواهد کرد.
• منبع اصلی درآمد یا بودجه در هر رویدادی، قیمت ثبت نام یا بلیط فروخته شده برای رویداد است. در اینجا، درآمد بر اساس سرانه ایجاد می شود.
• شرکت‌کنندگانی که در این رویداد شرکت می‌کنند باید هزینه ثبت‌نام یا بلیت رویداد را از قبل پرداخت کنند و از این طریق برگزارکننده برای سرپوش گذاشتن به رویداد پولی به دست می‌آورد. هزینه های اسپانسر دومین منبع درآمد برای هر رویداد است که در ترتیب دادن رویداد مفید است.
• حامیان مالی، به نوعی، در چنین مکان هایی که افراد به تعداد قابل توجهی می آیند و در این رویداد شرکت می کنند، ترفیع کسب می کنند. بنابراین هم برای برگزارکننده و هم برای اسپانسر به یک موقعیت برد-برد تبدیل می‌شود و از طریق هزینه‌های حامی مالی، برگزارکننده منبع درآمد دومی را به دست می‌آورد. علاوه بر این، اسپانسر نوعی تبلیغ در میان بسیاری از جمعیت زیر یک سقف واحد دریافت می کند.
• بنابراین، این بخش درآمد کلی ایجاد شده برای ترتیب دادن یک رویداد را نشان می دهد. اکنون به اندازه رویداد و درآمد یا پولی که برگزارکننده قصد دارد برای پوشش هزینه جمع آوری کند، بستگی دارد.

چگونه از قالب الگوی بودجه رویداد استفاده کنیم؟

این الگو مفید است و هزینه ها و درآمدهای مربوط به رویداد هر سازمان دهنده را مدیریت می کند. هدف اصلی این الگو گرفتن کل منبع درآمد و تطبیق آن با تمام هزینه‌هایی است که یک سازمان‌دهنده باید برای هر رویداد متحمل شود. شامل هر دو حالت مکرر و غیر مکرر می شود. نتیجه یا تفاوت به دست آمده در مقایسه با مقدار بودجه تعیین شده در ابتدای ماه و در نهایت به یک خالص می رسیم. این الگو زمانی بسیار مفید است که فرد نیاز به دانستن جریان نقدی ورودی و خروجی برای سازماندهی یک رویداد دارد.